Vertragsmanagement der Fahrzeug-Werke Lueg

Ein Unternehmen, das seit über 150 Jahren besteht, beweist dass es mit der Zeit geht. Deswegen konnte der Mobilitätsanbieter Fahrzeug-Werke LUEG AG nicht nur den Wandel von der Kutsche zum Automobil meistern, sondern stellte nun auch sein Vertragsmanagement auf fortschrittlichsten Standard um. Dabei verlässt sich das Unternehmen auf etablierte Technologien von Microsoft und stellt so sicher, dass sich das System optimal in die bestehende IT-Umgebung integriert. Die Ablage, Verwaltung und der Zugriff auf Verträge konnten optimiert werden, so dass standortübergreifendes Arbeiten möglich ist.

Übersicht und Kooperation über 32 Standorte hinweg

Gemeinsames Arbeiten über Standorte hinweg durch gemeinsame Prozesse, Digitalisierungen und Automatisierungen

Vor der Umstellung auf ein vollständig digitales Vertragsmanagement erfolgte die Verwaltung der Verträge hybrid: digital auf einem Netzwerk-Ordner und in Papierform an den einzelnen Standorten. Aufgrund der dezentralen Arbeitsweise konnte sich kein einheitlicher Prozess etablieren. Das Vertragsmanagement sollte deshalb vollständig digitalisiert und harmonisiert werden. Gemeinsam mit Communardo hat LUEG dieses Vorhaben auf Basis von Microsoft 365 realisiert.

Mehr zu Features von Vertragsmanagement

Verfügbarkeit

Zentraler Zugang für alle berechtigten Mitarbeitenden

Kategorisierung

Suche und Filterung für Vertragsart oder Abteilung anhand von Metadaten

Reminder

Erinnerungen an Kündigungen und Verlängerungen von Verträgen

Prozesse

Automatisierter Genehmigungs-Workflow

Verbindung zum ERP-System

Automatisierte Datenübernahme aus SAP

Effiziente Prozessoptimierung durch Microsoft-Technologien

LUEG hat damit nun ein einheitliches System, um Verträge abzulegen, zu bearbeiten und freizugeben. Dafür setzt das Unternehmen auf bewährte Microsoft-Technologien. Da Microsoft 365 bereits bei LUEG etabliert war, konnten die Entscheider eine Insellösung (stand-alone) und gleichzeitig zusätzliche Lizenzkosten vermeiden. Außerdem behielt sich LUEG bewusst die Option offen, die Lösung nach der Einführung weiterzuentwickeln und weitere Funktionen einzuführen. Communardo erarbeitete mit den Verantwortlichen des Vertragsmanagements, der Rechtsabteilung und dem Leiter IT ein Berechtigungskonzept, das in einen automatisierten Workflow eingebettet wurde. Dafür greift das System auf die Metadaten eines jeden Vertrages zu, womit eine zusätzliche Berechtigungsverwaltung nicht mehr nötig ist.

Die agile und flexible Zusammenarbeit mit Blick auf unsere individuellen Anforderungen hat mir sehr gut gefallen.

Marcel Kuna, Leiter IT, Fahrzeug-Werke LUEG AG

Mehrwerte durch das Vertragsmanagement-System

Vertragsmanagement: Transparentes Arbeiten bei LUEG, effizientes Vertragsmanagement

Mit der Vertragsmanagement-Lösung von Communardo hat sich die LUEG Unternehmensgruppe nicht nur ein transparentes Arbeitsmittel, sondern auch die Basis für eine stufenfreie Zusammenarbeit über Standorte hinweg geschaffen. Damit können sich die Fachkolleginnen und -kollegen besser untereinander unterstützen und austauschen – ganz unabhängig davon, an welchem Ort ihr Arbeitsplatz ist. Mit den Erinnerungs-Funktionen sind Fristen und Kündigungen halb-automatisiert, was die Arbeit der Mitarbeitenden erheblich erleichtert.
Aufbauend auf den ersten Erfolgen evaluiert LUEG nun, weitere papierlose Workflows mit Microsoft 365 aufzubauen.

Über die LUEG Unternehmensgruppe

Fahrzeugwerke LUEG erhielt von Communardo ein individualisiertes Vertragsmanagementsystem

Autohändler und Service für Mercedes-Benz, smart, Ferrari, Volvo, Ineos, Nutzfahrzeuge als auch Trucks
Fahrzeugbau: LUEG Tochter WAS als Europas größter Hersteller von Ambulanzfahrzeugen
Dienstleistungen wie Mobexo Fuhrparkmanagement und Batterie-Recycling im Joint Venture RE.LION.BAT Circular GmbH
32 Standorte in NRW, Sachsen sowie Schweiz und Polen mit Hauptsitz in Bochum
Ungefähr 2.500 Mitarbeitende setzen jährlich ca. 25.0000 Fahrzeuge ab
Gegründet 1868 von Friedrich Lueg als Wagenbau-Fabrik

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