Mit einem Hackathon zu kreativen Lösungen
Prozessautomatisierung außerhalb der IT: Der Hackathon als Initialzündung
Mit der Power Platform von Microsoft können Personen mit grundlegenden Kenntnissen langweilige, wiederholende Tätigkeiten automatisieren oder Papierkram ablösen. Dies spielt auf den Trend des Citizen Developments hin, den Unternehmen mit einem Hackathon verankern können. So können auch Endnutzer*innen statt nur die IT-Abteilung Prozesse oder Apps im Unternehmen anlegen. Damit stauen sich diese Aufgaben nicht bei der meist mehr als ausgelasteten IT-Abteilung auf, sondern verteilen sich auf vielen Schultern, wobei die IT-Fachkräfte beratend zur Seite stehen.
Communardo begleitet einige Kundenunternehmen auf diesem Weg. Das Format Hackathon kann Citizen Development aktivieren. Unsere Fachkolleg*innen geben Einblick in die Hackathons bzw. Bootcamps während der Innovator Week des Talent Gardens in Wien als auch bei denen von unseren Kunden multivac, ifm electronic, der Berliner Stadtreinigung oder dem ARD x ZDF Hackathon.
Was ist ein Power Platform Hackathon?
Robert Heep stand zuletzt Citizen Developern bei einem Hackathon in Wien zur Seite
Generell ist ein Hackathon ein Event, bei dem Software-Entwickler Lösungen oder Prototypen im Pro-Code – also echter Entwicklersprache – und Software entwickeln. Bei einem Hackathon geht es auch darum, die Möglichkeiten von Programmierung kennenzulernen und noch mehr für sich und seine Arbeit herauszuholen. Am Ende wird das beste Ergebnis ausgezeichnet.
Bei den Hackathons für unsere Kunden stand Citizen Development im Fokus. Also Mitarbeitende, die nicht laut Jobbeschreibung programmieren, sondern, die daran interessiert sind. Bei einem Power Platform Hackathon machen wir mittels Citizen Development dasselbe, nur im Rahmen der Low-Code Power Platform von Microsoft.
Unsere letzten Hackathons für Citizen Development bei mulitvac und der ARD x ZDF Hackathon dauerten jeweils zwei Tage. Bei anderen Kunden wie z.B. der Berliner Stadtreinigung waren es drei Tage. Am ersten Tag vermittelten wir den zukünftigen Citizen Developern viel Wissen - eine Art befähigende Schulung, wie sie Workflows und Apps programmieren. Dann können kleine Teams am zweiten Tag entwickeln. Am Ende des Tages evaluieren die Leiter*innen – manchmal auch zusammen mit den Teilnehmenden – die Ergebnisse.
Für wen eignet sich ein Hackathon für Citizen Development?
Jessy Zwanzig begleitete den Hackathon bei der Berliner Stadtreinigung
Jedes Unternehmen, das Prozesse mit der Power Platform von Microsoft digitalisieren und automatisieren möchte, kann einen Hackathon oder ein Bootcamp für Citizen Development ausrichten. Damit können interessierte Mitarbeitende gezielt erfahren, was mit Power Platform alles möglich ist. Gleichzeitig dienen unsere Hackathons auch dazu, Mitarbeitende außerhalb der IT für Programmierung zu gewinnen und zu befähigen. Das HR kann die Veranstaltung außerdem als unternehmensinternes Scouting nutzen. Deswegen nahmen beim Hackathon der Berliner Stadtreinigung Personalerinnen teil und beobachteten. Außer neue digitale, automatisierte Prozesse zu bauen, dient ein Hackathon auch gut als Startschuss, um bestehende, veraltete Systeme wie Access Datenbanken oder Nintex Workflows abzulösen.
Wofür eignet sich ein Hackathon nicht?
Lukas Bänsch betreut ifm auf seinem Weg zu Citizen Development
Ganz klar ist, dass eine zwei-Tages Veranstaltung kein langfristiges Projekt ersetzt, sondern eher ein Schritt davon ist. In den seltensten Fällen liegen am Ende Anwendungen vor, die sofort nutzbar sind. Nicht weil es die Teilnehmenden nicht schaffen. Im Gegenteil: die meisten sind sehr motiviert und arbeiten manchmal auch nach der Bearbeitungszeit noch daran. Kritisch ist eher, dass noch notwendige Absprachen ausstehen, beispielsweise mit dem Betriebsrat. Deswegen kann man unser Format auch als Bootcamp bezeichnen. Es geht darum, die Teilnehmenden zu befähigen und eine Community aufzubauen. Deswegen raten wir auch davon ab, mehrere Teams gegeneinander an einer Lösung arbeiten zu lassen, wie es bei klassischen Hackathons oftmals der Fall ist.
Sehr wichtig ist außerdem, dass ein Hackathon oder Bootcamp keine IT-Strategie ist. Darum muss sich die IT vorher kümmern und die Strategie hinsichtlich des gewünschten Wandels zu Citizen Development aktualisieren.
Was braucht man für einen Hackathon bzw. ein Bootcamp?
Laura Paxmann, Business Consultant, begleitete das Bootcamp bei ifm
Unternehmen müssen sich vor dem Hackathon bewusst für Citizen Development entscheiden. Diese Rolle muss sich in der IT-Strategie verankern. Im zweiten Schritt braucht man natürlich Personen, die diese Rolle besetzen und an der initialen Veranstaltung, dem Bootcamp, oder dann den Hackathons teilnehmen. Idealerweise kommen diese Personen aus vielen verschiedenen Fachbereichen und bringen technisches Interesse mit. Zusätzlich benötigt man für den Hackathon Mitarbeitende aus der IT, die während der Veranstaltung als "Table Owner" – also als Berater*innen – fungieren. Sie unterstützen die Citizen Developer während der Veranstaltung mit ihrem Fachwissen und bleiben auch darüber hinaus als Ansprechperson bestehen.
Zur Bewerbung der Rolle Citizen Developer und eines Hackathon liefern wir Kunden gerne Vorlagen oder Grafiken für ihre internen Kanäle. Wir empfehlen, vorab die Themen abzufragen, zu denen programmiert werden soll. Beim sognannten Use Case Shopping unterstützen wir unsere Kunden auch gern bei der Ermittlung der Anwendungsfälle und priorisieren die Vorschläge nach Machbarkeit.
Damit am Tag selbst alles reibungslos klappt, sollten außerdem vorher die benötigten Lizenzen geprüft und entsprechende Entwicklungsumgebungen eingerichtet werden. Im Fall von Microsoft 365-Lizenzen ist die Power Platform mit inkludiert, oftmals ist die Funktion aber nicht aktiviert. Zu guter Letzt benötigt man alles, was ein klassisches Event braucht: eine Location, passende Veranstaltungstechnik, belastbares Wifi und Catering. Damit die Teilnehmenden in ihre Rolle als Citizen Developer wachsen, bieten sich auch Erinnerungsstücke aus einem Goodie-Bag oder Teilnehmerurkunden an. Die Berliner Stadtreinigung übergab beispielsweise kleine Pokale aus einem 3D-Drucker an alle Citizen Developer.
Wie geht es nach einem Hackathon weiter?
Robert Heep umreißt den Weg
Die Citizen Developer sollten die Anwendungen fertig entwickeln und zur Verfügung stellen. Gleichzeitig muss entweder die Community oder die IT über die jeweiligen Automatisierungen großflächig informieren. Darüber hinaus gilt es, die Community der Citizen Developer aufzubauen. Dafür bietet sich ein eigener Kanal beispielsweise auf Microsoft Teams oder Viva Engage an. Dort können sich die Teilnehmenden und weitere Mitarbeitende, die sich interessieren, austauschen und mit der unterstützenden IT neue Anwendungsfälle identifizieren und umsetzen. Nach etwa einem Jahr, oder auch kürzeren Intervallen, kann wieder ein Hackathon stattfinden. Entweder im gleichen Format oder indem der Fokus auf Weiterentwicklung der bestehenden Workflows oder neuen Funktionen wie AI legt. Manchmal ergeben sich durch den Hackathon auch Punkte, die in der IT Strategie mit einfließen müssen. Das bedeutet, dass man mit einem Hackathon seine aktualisierte IT Strategie auch einem Beta-Test unterziehen kann.
