Folge 2: Wie sind OKRs aufgebaut?

Die beiden zentralen Bausteine von OKRs sind im Namen enthalten: Objectives und Key Results.

• Ein Objective ist ein qualitatives Ziel, das wir im Planungszeitraum erreichen wollen. Möglichst motivierend und inspirierend formuliert beschreibt es dabei eine Auswirkung, einen Zielzustand in der Zukunft.
• Ein Key Result ist ein wesentliches Ergebnis, eine messbare Größe, an der wir den Fortschritt auf dem Weg zum Ziel ablesen können.
• Ein OKR-Set besteht aus einem Objective und einer kleinen Zahl zugehöriger Key Results, die das qualitative Ziel – die angestrebte Auswirkung – in seine wesentlichen quantitativen Bestandteile zerlegen. Etwa 2-5 Key Results sollten ein Objective möglichst vollständig und zugleich überlappungsfrei erfüllen.

So weit, so simpel. Allerdings wissen wir nun immer noch nicht, was wir eigentlich tun, um die Erfolgstreiber (die Key Results) voran zu bringen, damit am Ende die erhoffte Auswirkung (das Objective) eingetreten ist. Hier liegt bereits einer der wesentlichen Fallstricke. Obwohl sie nicht im Namen enthalten ist, ist die dritte Komponente von OKRs entscheidend dafür, dass wir die gesetzten strategischen Ziele tatsächlich realisieren: die Rede ist von Initiativen, Projekten oder Aufgaben. Egal wie wir sie nennen, benennt die dritte Komponente die konkret durchzuführenden Aktivitäten. Diese Aktivitäten treiben die Key Results voran und erfüllen so insgesamt das Objective.

Daher ist für den erfolgreichen Einsatz von OKR auch wichtig, dass diese Aktivitäten möglichst gut in den Arbeitsalltag der Organisation integriert werden. Also etwa in der bereits gängigen Aufgabenverwaltung sichtbar und zu pflegen sind.

Wird dieser dritten Ebene zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt, entstehen häufig Key Results, die eigentlich Aktivitäten beschreiben. Dann fehlen die dort wichtigen Metriken, an denen wir den Fortschritt ablesen können, und die Verbindung zu Objectives und der anvisierten Auswirkung wird unklar. Statt Outcome/Impact verfolgen wir dann doch wieder Output – eine Checkliste von ToDos ohne wertvolle Verbindung.

Ein Beispiel, um den Unterschied zwischen Key Results und Aktivitäten besser zu verstehen

Um es greifbarer zu machen, hier ein bewusst unvollständiges (es fehlen weitere Key Results und vor allem Aktivitäten) Beispiel als Ausschnitt aus einem möglichen OKR-Set:

• Objective​: Wir begeistern unsere Gäste mit verbesserten Angeboten und Services

• Key Result​: Wir steigern die Google Bewertung durch unsere sehr zufriedenen Gäste von 2,5 auf 4,3 Sterne

• Project​: Post-Sales-Aktivität aufsetzen, die zur Bewertung bei Google motiviert.

Das genannte Key Result ist eine sogenannte "leading metric" (Erfolgstreiber). Eine Metrik, die zeitnah zu messen ist und so den Fortschritt der Zielerreichung anzeigt. Die immer in Frage gestellte Unterscheidung zu KPIs (Key Performance Indicators) ist ein Thema für sich, daher hier nur so viel: Key Results können auch KPIs sein. Jedoch sind KPIs häufig eher "lagging metrics" (Erfolgsindikatoren), also Metriken, die erst am Ende eines Betrachtungszeitraums oder gar mit zeitlichem Versatz bestimmt werden können wie z. B. der Ertrag. Für die laufende Fortschrittsmessung und mögliche Kursanpassungen sind daher leading metrics in Key Results wichtig.