Ressourcenmanagement mit monday.com

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist Ressourcenmanagement?

• Warum ist das Ressourcenmanagement im Projektmanagement wichtig?

• Was ist ein*e Ressourcenmanager*in?

• Welche verschiedenen Techniken gibt es beim Ressourcenmanagement?

• Welche 5 Arten von Ressourcen gibt es im Projektmanagement?

• Was sind die Vorteile des Ressourcenmanagements?

• Tipps für Best Practices im Ressourcenmanagement

• Verwalten Sie Ihre Ressourcen effizient mit monday.com

• Starten Sie die Planung des Ressourcenmanagements mit monday.com

Was ist Ressourcenmanagement?

Das Ressourcenmanagement umfasst die Planung, Terminierung und Zuteilung von Ressourcen wie Arbeitskräfte, Fähigkeiten, Geld oder Tools in Vorbereitung auf ein anstehendes Projekt. Ziel ist es, vorhandene Ressourcen angemessen zu verwalten, um einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Normalerweise unterteilen Projektmanager*innen die verfügbaren Ressourcen in zwei verschiedene Kategorien:

• Materielle Ressourcen sind alles, was man sehen oder anfassen kann. Dazu gehören bspw. Arbeitskräfte, Maschinen, Eigentum, Software oder Geld.
• Immaterielle Ressourcen sind eher abstrakt, z.B. eine Idee oder eine bestimmte Fähigkeit, die für die Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind. Auch geistiges Eigentum (bspw. Technologiepatent) zählt hier hinein.

Warum ist das Ressourcenmanagement im Projektmanagement wichtig?

Das Ressourcenmanagement ist deshalb so wichtig, weil es den oder die Projektmanager*in dazu befähigt, genau zu planen und einschätzen zu können, was für die Durchführung eines Projekts benötigt wird. Dieser verschwendungsfreie Ansatz erhöht die Effizienz und ermöglicht es auch, Ressourcen nach Bedarf wiederzuverwenden und zu recyceln.

Ein Beispiel aus der Praxis: Man entwickelt eine neue Softwareanwendung für eine Kundin und hat 3 Monate Zeit, um die Aufgabe zu erledigen. Die Fähigkeiten und Verfügbarkeit des Teams werden zu Beginn des Projekts erfasst und die Aufgaben auf dieser Grundlage entsprechend zugeteilt. Die Aufgaben werden nachverfolgt und mögliche Engpässe angegangen, bevor sie entstehen.

Wenn sich ein Teammitglied krankmeldet, können die Aufgaben schnell anderen Kolleg*innen zugewiesen werden. Geht ein Laptop kaputt, ist sofort ein anderer zur Hand, sodass keine Verzögerungen entstehen. Die App wird pünktlich und innerhalb des Budgets ausgeliefert, wodurch die Kundin so beeindruckt ist, dass direkt im Anschluss ein Folgeauftrag für den nächsten Entwicklungsbedarf gebucht wird.

Das ist Ressourcenmanagement in Aktion - so spart das Projektteam Zeit, Geld und Ärger.

1. Das Ressourcenmanagement hilft, unvorhergesehene Probleme zu vermeiden

59 % der professionellen Service-Unternehmen sehen die „Unfähigkeit, den Bedarf an Projektressourcen vorherzusagen“ als eine der größten Herausforderungen für ihr Unternehmen an. Wenn man sich die Zeit nimmt, ein genaues Bild davon zu machen, was vorhanden ist und wie es eingesetzt werden kann, können man mögliche Probleme vorhersehen, bevor sie entstehen. Damit erspart man sich und dem Team viel Kopfzerbrechen.

2. Ressourcenmanagement führt zu weniger Burnout im Team

Effektives Ressourcenmanagement vermeidet eine übermäßige Ressourcenzuteilung, die sonst die Produktivität des Teams beeinträchtigen würde.

Das Ressourcenmanagement stellt sicher, dass jeder im Team genau das hat, was er benötigt, und zwar genau dann, wenn er es braucht. Das ist wichtig für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz, vor allem, wenn die Teammitglieder mit mehreren Projekten jonglieren müssen.

3. Ressourcenmanagement bietet jedem Team mehr Effizienz

Durch die Optimierung der Ressourcenzuweisung wird es Teams leichter fallen, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und weniger Ressourcen zu verschwenden, sodass Projekte mit größerer Wahrscheinlichkeit rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

4. Das Ressourcenmanagement bietet ein Sicherheitsnetz, wenn es bergab geht

Nehmen wir an, das Projekt erreicht seine Ziele nicht, weil es an Ressourcen mangelt. Das kommt vor! Wenn aber nachgewiesen werden kann, dass die Ressourcen angemessen geplant und verwaltet wurden, wissen Stakeholder, dass alles getan wurde, was mit den verfügbaren Mitteln möglich war. Das stärkt ihr Vertrauen in das Projekt und auch in den oder die Projektmanager*in.

5. Ressourcenmanagement führt zu betrieblicher Effizienz

Indem Ressourcen verwaltet werden und die Zuteilung im Auge behalten wird, kannst man besser verstehen, wie das Team die Ressourcen verbraucht. Diese Daten ermöglichen eine genauere Planung für Folgeprojekte.

Planen, terminieren und Ressourcen zuweisen, um sich an veränderte Prioritäten anzupassen.

Die ressourcenzentrierten Ansichten zeigen den genauen Status der Ressource als Momentaufnahme an.

Mit der Ansicht „Arbeitspensum“ können die Stunden, die jedes Mitglied des Teams für die einzelnen Aufgaben benötigt, leicht visualisiert und nachverfolgt werden. So bekommt man einen schnellen Überblick über zu viel und zu wenig genutzte Ressourcen und kann die Zeit des Teams aktiv verwalten. Diese Ansicht kann auch genutzt werden, um Ressourcen und Ausrüstung nachzuverfolgen.

Behalten Sie Ihr Projektbudget im Blick und verfolgen Sie Ihre Ausgaben mit Ansichten zur Finanzübersicht.