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Goodbye Chaos - Projekte klar und übersichtlich strukturieren

Ihr Weg zum erfolgreichen Projektmanagement – Teil 2

Sie haben das Chaos in Ihren Projekten satt und möchten mehr Struktur in Ihr Projektmanagement bekommen? Aufbauend auf den ersten Teil unserer Blogreihe Ihr Weg zum erfolgreichen Projektmanagement – Teil 1: Projektmanagement in der Atlassian Cloud werfen wir in diesem Beitrag nun einen genaueren Blick auf die konkrete Planung eines Projektes. Wenn Sie wissen möchten, welche Tools Ihnen und Ihren Teams dabei helfen, den Überblick in Ihrer Projektplanung und – Durchführung zu behalten, sind Sie hier genau richtig.

 

Klassisches und agiles Projektmanagement

Egal ob klassisch, agil oder kombiniert – Atlassian Tools vereinen das Beste aus beiden Welten und bieten Ihnen die perfekte Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanagement.

Vergleich klassisches vs. agiles Projektmanagement

Die 4 Phasen eines Projektes:

  1. Projektinitiierung

    Angebotserstellung
    (Vertriebsunterstützung)
    Projektauftrag erstellen
    Nutzung von Projekt-Templates

  2. Planung

    (Multi-) Projektplanung
    Ressourcenplanung
    Risikomanagement
    Projektstammblatt

  3. Durchführung & Controlling

    Taskmanagement
    Dokumentation
    Zeiterfassung
    Risikomanagement
    Budgetcontrolling

  4. Abschluss

    Abschlussbericht
    Rechnungserstellung
    Zufriedenheitsbewertung

Projektinitiierung

Am Beginn eines jeden Projektes steht die Projektinitiierung. Dazu gehört die Einholung und Erstellung eines Angebots sowie die anschließende Anfertigung eines konkreten Projektauftrages.

Tools: Confluence & Jira 

Planung

Darauf aufbauend startet mit der Planungsphase die eigentliche Projektarbeit. Ein ganz wichtiger Faktor in der Planung eines Projektes ist die Ressourcenplanung, welche ein wichtiger Wegweiser für die weitere Durchführung des Projektes darstellt und die groben Rahmenbedingungen festlegt.

Des Weiteren sind gleich zu Beginn eines Projektes die Eintrittswahrscheinlichkeiten von eventuell auftretenden Risiken zu betrachten und entsprechende Lösungsansätze bereit zu stellen. Dadurch wird gewährleistet, dass Risikoszenarien, welche den Erfolg des Projektes gefährden, angemessen begegnet werden kann und Probleme somit schnell und sicher gelöst werden. Man spricht in diesem Zusammenhang von Risikomanagement.

Tools: Confluence, Jira, BigPicture

Durchführung & Controlling

Sobald die Planung des Projektes abgeschlossen ist, geht es über in die nächste Phase: Die Durchführung und das Controlling. In dieser werden alle Aufgaben abgearbeitet und Informationen an einem zentralen Ort dokumentiert. Die kontinuierliche Zeiterfassung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, um den Stand des Projektes und die Ziele im Auge zu behalten. In diesem Zuge kommt auch das Risikomanagement wieder zum Einsatz.

Tools: Confluence, Jira, BigPicture

Abschluss

Der Projektabschluss stellt schließlich die letzte Projektphase dar. Hier steht vor allem die Wissenssicherung, die Rechnungserstellung und eine Zufriedenheitsbefragung im Fokus. Außerdem erfasst man im Zuge der Evaluation die Lessons Learned, also wichtige Erkenntnisse, die man im Zuge des Projektes gesammelt hat – sowohl negativ als auch positiv.

Tools: Confluence, Jira

Confluence
Jira von Atlassian

Die Vorteile von Jira und BigPicture auf einem Blick

Speziell die App BigPicture als Planungserweiterung Ihres Jiras bietet Ihnen umfassende Vorteile bei der Realisierung Ihrer Projekte:

  • aggregierte Darstellung von Werten wie Zeitaufwand oder Budgets
  • "wasserfallartige" Projektplanung mittels eines Gantt: Ganttplan beinhaltet unterschiedliche Aufträge/Projekte
  • Projektampel zur Visualisierung des Projektfortschrittes
  • Schätzung der Projektdauer aus den einzelnen Auftragspositionen
  • Unterschiedliche Planungsmethoden: Top-down, Bottem-up oder manuelle Planung
  • Team- und projektübergreifende Ressourcenplanung
  • erfolgreiches Risikomanagement: Kategorisierung von Risiken in einer Matrix nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Auswirkung
  • auch agile Planung mittels Boards und Roadmaps möglich
  • umfassende Reportingfunktionen

Neben den vielen nützlichen Funktionen, die diese Lösung bietet, hat sich vor allem die Zentralisierung der Tools und die Verfügbarkeit von "Echtdaten" bei der Planung als größter Mehrwert herausgestellt. Bei vielen unserer Kunden arbeiten die Teams und somit auch die Projektleitung oft in einer sehr heterogenen Umgebung, zum Teil ganz ohne gängige PM-Methoden und mit unterschiedlichen Werkzeugen zur Unterstützung. Mit Excel, E-Mail und Kanban-Board an der Wand kann man sich zwar arrangieren und bekommt die Planung und Leitung von Projekten irgendwie hin. Aber erst eine einheitliche und standardisierte Methode, unterstützt durch geeignete Werkzeuge, schafft Transparenz und minimiert Planungsfehler, Risiken und Fehlentscheidungen.

Fazit

Projektmanagement – Teil 2: Projekte klar und übersichtlich strukturieren

Es hat sich gezeigt, dass durch die Einführung dieser Lösung und den damit einhergehenden Veränderung, unter anderem in der Arbeitsweise, eine viel genauere Planung eines Projektes möglich ist. Barrieren zwischen der Planung und der operativen Ebene werden verringert und somit ist ein direktes Feedback über Stand der Abarbeitung oder zu auftretenden Problemen gegeben. Dies bedeutet aber nicht, dass eine solche Lösung ein Allheilmittel ist und die Einführung als Selbstläufer bezeichnet werden kann. Es bedarf einiger Anstrengung von Projektleitern, Führungskräften und allen Team-Mitgliedern, die nötigen Veränderungen mitzutragen und zum Erfolg zu führen. Bei der Einführung ist daher eine vernünftige Einführungsstrategie sehr wichtig.

Die Atlassian Tools Jira und Confluence unterstützen Sie in jeder Phase Ihres Projektmanagements: Projektinitiierung, Planung, Durchführung & Controlling und Abschluss. Die Verwendung der Systeme kann dabei sowohl in der Cloud als auch Inhouse geschehen. Als Erweiterung Ihres Jiras empfehlen wir BigPicture als zusätzliche App, welche sowohl die klassische als auch agile Welt im Projektmanagement gut abbildet. Somit besitzen Sie eine zentrale Anlaufstelle für all Ihre Mitarbeiter, welche am Projekt beteiligt sind.

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