Onboarding 2.0 – So wird die digitale Einarbeitung für neue Mitarbeitende und das Personalmanagement zum Erfolg

Das Onboarding im Homeoffice ist salonfähig geworden

Wussten Sie schon? Die ersten sechs Monate in einem neuen Unternehmen sind entscheidend. 80 Prozent der Mitarbeitenden entscheiden in dieser Phase, ob sie im Unternehmen verbleiben oder wieder ausscheiden (Haufe, 4. Onboarding Umfrage 2020: Onboarding im Wandel). Gelungenes Onboarding kann dieser Anfangsfluktuation entgegenwirken.

Das hybride Arbeitsmodell hat sich in den vergangenen Jahren etabliert und mittlerweile wird deutlich, dass dies auch nach dem Abklingen der Pandemie ein gängiges Arbeitsprinzip sein wird. Mehr zum Thema hybrides Arbeiten können Sie hier, in unserem Blogbeitrag "Hybrid Work und New Normal", erfahren. Doch wie lassen sich neue Mitarbeitende unter den aktuellen und zukünftigen Umständen gelungen und nachhaltig einarbeiten?

Wir haben sieben hilfreiche Tipps für das Onboarding im Homeoffice zusammengetragen und zeigen Ihnen wie Sie dabei, unter Verwendung der Microsoft 365 Tools, eine Qualitäts- und Effizienzsteigerung generieren können.

Aktuelle Herausforderungen beim Onboarding-Prozess

Durch die pandemiebedingte Verringerung sozialer Kontakte und das Ausbleiben von Team-Aktivitäten oder Kaffee-Pausen vor Ort, ist es für neue Mitarbeiter:innen schwerer denn je, sich in das bestehende Team zu integrieren. Als Neuling kann man sich im Homeoffice schnell verloren oder überfordert fühlen.

Doch auch für das Human Resource Management (HRM) haben sich neue Hürden bei der Einarbeitung von Mitarbeitenden ergeben. So ist es beispielsweise eine wichtige Frage, wie man den Mitarbeitenden zeitsparend einarbeitet und ihn sowohl fachlich als auch sozial in das Unternehmen integriert. So kann es durch die Herausforderungen der remoten Einarbeitung zu einer Verzögerung des gesamten Prozesses und somit zu Frustration, sowohl von Seiten der neuen Mitarbeitenden, als auch des HRM, kommen. Die Pre- & Onboarding Phase kann sich, mithilfe der richtigen Mittel und Maßnahmen, grundlegend positiv auf die Employee Experience, also die Mitarbeitererfahrung und die damit verbundene Einstellung zum Unternehmen, auswirken.

Unsere sieben Tipps für ein gelungenes Onboarding im Homeoffice

1. Regelmäßiger Kontakt, auch vor dem ersten Arbeitstag

Schon vor dem ersten Arbeitstag ist es wichtig, zukünftigen Mitarbeitenden ein positives Gefühl und Verbundenheit zum neuen Mitarbeiter zu vermitteln. 30 Prozent der Arbeitgeber haben nämlich schon eine Kündigung zwischen der Unterschrift des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag erleben müssen.1 Um ein Abspringen noch vor Start des neuen Arbeitsverhältnis zu verhindern, ist es empfehlenswert, auch in dieser Zeit regelmäßig Kontakt zum neuen Mitarbeitenden zu pflegen, beispielsweise durch eine Einladung zum ersten Arbeitstag. Außerdem sollte deutlich kommuniziert werden, wo sich neue Mitarbeitende bei Fragen melden können. Auch erste Einladungen für digitale Veranstaltungen via Teams können dabei helfen, eine gute Orientierung über den weiteren Ablauf zu erhalten. 

2. Einrichtung einer Pre-Onboarding-Website

Mitarbeitende können bereits ab dem Unterzeichnen ihres Arbeitsvertrages digital an das Unternehmen angebunden werden. Eine Pre-Onboarding-Website mit den wichtigsten Informationen zum Team, dem ersten Arbeitstag und den Arbeitsweisen und Werten in Ihrem Unternehmen, hilft dabei sich direkt mit dem zukünftigen Arbeitgeber zu identifizieren. Der Zugang zu der Website wird an die private E-Mail-Adresse der zukünftigen Kolleg:innen geschickt und kann von diesen direkt aufgerufen werden.

3. Versorgung mit technischer Ausstattung

Der Verlauf der technischen Ausstattung sollte frühzeitig angekündigt und vorbereitet werden. Die Bereitstellung der notwendigen Passwörter und gegebenenfalls eine Hilfestellung beim Einrichten der VPN-Verbindung sollten mit in diesem Schritt erfolgen.

Hier bietet es sich an, die nötigen Informationen, beispielsweise zum gewünschten Laptop-Modell, gebündelt über eine auf der Pre-Onboarding-Site hinterlegten MS Forms-Umfrage zu sammeln. Die Ergebnisse werden automatisiert an die zuständige Abteilung weitergeleitet. So erleichtern Sie nicht nur dem zukünftigen Mitarbeitenden die Arbeit, sondern vereinfachen auch Ihre Unternehmensprozesse.

4. Begrüßungsbotschaft der Geschäftsführung

Die Geschäftsführung sollte sich bereits vor dem ersten Arbeitstag mit einer Willkommens-Botschaft bei dem Mitarbeitenden melden. Diese kann ganz einfach als Video auf der Pre-Onboarding-Website integriert werden. Inhalt des Videos kann die Vorstellung der eigenen Person und die Zusicherung der Freude über das bevorstehende Kennenlernen sein, um dem zukünftigen Kollegen/ der zukünftigen Kollegin bereits vor Antritt der Tätigkeit die nötige Wertschätzung entgegenzubringen.

5. Erstellung eines gemeinsamen Onboarding-Bereichs

Der erste Arbeitstag des neuen Kollegen oder der Kollegin hat nun endlich begonnen, doch wie läuft dieser ab, wenn keine Möglichkeit besteht die Person persönlich im Büro kennenzulernen? An dieser Stelle ist es wichtig, alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen, um einer möglichen Verunsicherung des Neulings vorzubeugen. Es bietet sich also an, einen Onboarding-Bereich im Intranet mit allen Informationen, die noch nicht im Pre-Onboarding vermittelt wurden, zur Verfügung zu stellen. Mögliche Inhalte sind beispielsweise ein detaillierter Einarbeitungsplan, ein FAQ mit typischen Fragen oder ein Überblick der Unternehmenshierarchie. In diesem Zusammenhang kann ein eigener Teams-Raum nur für den Onboarding-Prozess angelegt werden, in welchem alle nötigen Informationen und Dokumente hinterlegt sind. Mitarbeitende aus dem HRM können dort gezielt auf Fragen eingehen. Der selbständige Einarbeitungsprozess des Onboardees wird somit unterstützend koordiniert.

6. Digitales Kennenlernen durch Vorgesetzte und das Team

Die vorgesetzte Person sollte sich am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden die Zeit für ein digitales Kennenlernen nehmen. Dabei wird ein Überblick über den Aufgabenbereich und aktuelle Regelungen in der Abteilung gegeben. Im Anschluss kann ein Meeting mit dem gesamten Team stattfinden, um den neuen Mitarbeitenden herzlich willkommen zu heißen. Dabei stellt sich jede Person und die jeweilige Rolle im Team vor. Auch hier können Sie durch digitale Helfer unterstützen. Microsoft Teams bietet die Möglichkeit, einen Icebreaker-Bot einzubinden, wodurch Mitarbeitende dazu ermutigt werden, neue Kolleg:innen in einem Meeting oder im Chat besser kennenzulernen. Für die Einarbeitung ist es hilfreich, einen sogenannten „Buddy“ einzubinden. Buddy sollte eine Person des Teams sein, die bereits einige Zeit im Unternehmen arbeitet und genügend zeitliche Kapazitäten hat, um bei Fragen zur Verfügung zu stehen.

Der Onboardee kann jetzt bereits mit ersten kleineren Aufgaben, wie das eigenständige Einarbeiten in das Intranet, vertraut gemacht werden. Dabei ist es wichtig einen klaren Zeitplan, beispielsweise im Microsoft Planner zu definieren, um eine organisatorische Stütze zu bieten.

7. Die effiziente Bereitstellung von Wissen

In der Phase des Onboardings ist es wichtig, den neuen Mitarbeitenden mit dem nötigen Wissen zu versorgen. Hierfür bieten sich Microsoft-Tools wie Viva Learning und SharePoint Online an. Durch entsprechende Schulungen zu den wichtigsten Tools, wie Teams, SharePoint und Co. sowie zu Themen wie Datenschutz und Arbeitssicherheit, wird effizient und digital Wissen vermittelt. Eine anschließende Wissensabfrage kann ganz einfach über Microsoft Forms integriert werden. Auch hier sollte mithilfe von Planner oder Outlook ein klarer Zeitplan für die Teilnahme an den entsprechenden Schulungen kommuniziert werden.

Fazit

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden im Homeoffice bringt einige Herausforderungen mit sich. Mit einer abgestimmten Anpassung des Einarbeitungsplans ist es jedoch möglich, von Beginn an eine positive Employee Experience zu ermöglichen. Durch eine klare Kommunikation von Aufgaben und Fristen bietet man eine Orientierungsmöglichkeit in den ersten Arbeitswochen und unterstützt den Onboardee somit bei anfänglichen Unsicherheiten. Auch der Zusammenhalt im Team sollte trotz des hybriden Arbeitsmodells nicht vernachlässigt werden. Microsoft bietet mit ihren Tools vielseitige Möglichkeiten der internen Unternehmenskommunikation und unterstützt die Integration neuer Kolleg:innen, trotz räumlicher Trennung. Ein digitales Onboarding bietet somit Vorteile sowohl für neue Mitarbeitende, als auch für das HRM. Schlussendlich ist für neue Mitarbeitende und alle Angestellten das Entgegenbringen von Wertschätzung wichtig. Diese wirkt sich nicht nur auf die Produktivität aus, sondern trägt dazu bei, dass sich Mitarbeitende langfristig an ein Unternehmen binden und die Employee Experience optimiert wird.