Folge 3: OKR-Zyklus - Wie funktioniert der OKR-Heartbeat?

Als gängiger Standard für die Zykluslänge gilt ein Quartal, also drei Monate. Gerade in größeren Organisationen zeigt sich inzwischen ein Trimester (vier Monate) als noch besser geeignet. Was für eure Organisation am besten funktioniert, gilt es herausfinden.

In jedem Fall besteht ein OKR-Zyklus aus den immer selben Phasen, die als "Heartbeat" das Vorgehen strukturieren:

1. Phase: OKR Planning

Zu Beginn des Zyklus werden die OKR-Sets für diesen Zyklus definiert. OKR-Sets können auf unterschiedlichen Wegen zustande kommen, wiederum abhängig vom Reifegrad der Organisation. So können etwa Top-Level Key Results in Unternehmensbereiche oder Teams delegiert werden (Strict Cascading), so dass sich die jeweilige Einheit ihre OKRs daraus ableitet. Alternativ werden die Top-Level-OKRs veröffentlicht und durch das Management erklärt, woraufhin sich Bereiche und Teams daran orientieren und ihre eigenen OKR-Sets ableiten (Top-Down-Pull).

Ein echtes Bottom-Up für sehr erfahrene Organisationen kommt ohne direkte Verzahnung mit den Top-Level-OKRs aus. Dabei entwerfen Teams ihre eigenen, lokalen OKR-Sets, um auf das Leitbild und die Strategie des Unternehmens einzuzahlen.

Abschließend werden die OKR-Sets auf die gemeinsame Ausrichtung überprüft und miteinander in Beziehung gesetzt (Alignment). Bei diesem Austausch zwischen den Teams und Bereichen werden auch Überlappungen und Kooperationsbedarfe identifiziert und entsprechend angepasst bzw. eingeplant. Dann sind die OKRs für den Zyklus final und können gestartet werden.

2. Phase: OKR Check-ins (Weekly)

In der zweiten Phase, die den Großteil des Zyklus ausmacht, wird an den Initiativen und Aufgaben gearbeitet, die die Key Results voranbringen. In kurzen Intervallen wird in sogenannten Check-ins der Fortschritt dokumentiert und etwaige Anpassungen vorgenommen. Auch diese Intervalle sind individuell von Daily Stand-ups bis zu Weekly Check-ins.

Allzu lange sollten sie nicht werden, um die Vorteile zu erhalten, schnell auf Entwicklungen reagieren zu können.

 3. Phase: OKR Review

Ganz im agilen Sinn bildet die dritte Phase den wichtigen Abschluss des Zyklus, in dem ausgewertet und das Vorgehen verbessert wird. Im OKR-Review wird die Zielerreichung abschließend bewertet und die OKR-Sets geschlossen. Es ist möglich, nicht erfüllte Ziele in den nächsten Zyklus zu übernehmen und dabei ggf. die Zielwerte der Key Results anzupassen.Dieser Schritt wird durch das Schließen und Verlängern ganz bewusst gemacht, um aus den Entwicklungen im zurückliegenden Zyklus zu lernen.

Ein Learning kann auch sein, dass ein für ambitioniert gehaltenes Key Result, das zu 110% erfüllt wurde, offensichtlich zu niedrig gezielt war - wir hätten also vermutlich noch mehr erreichen können, wenn wir höher gezielt hätten.

4. Phase: OKR Retrospektive

Zuletzt führen die Teams eine Retrospektive zum methodischen Vorgehen durch, um festzustellen, was gut lief, was schlecht lief und was daraus für den nächsten Zyklus gelernt werden kann. Dieser Teil unterstützt die immer vorhandene Lernkurve beim Einsatz der Methode erheblich. Dass es diese Lernkurve gibt und sie am Anfang auch ernüchternd sein kann, ist wichtig zu wissen und einzuplanen.

Die Erkenntnisse aus der vierten Phase fließen direkt in die erste Phase des nächsten Zyklus ein und alles beginnt von vorne.