No-Code Apps mit Dataverse
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Dataverse und Model Driven Apps genau sind und wie Sie beides einsetzen können, um No-Code Power Apps zu erstellen.
Die Power Platform bietet zusätzlich die skalierbare Datenplattform Dataverse und mit den Model Driven Apps die Möglichkeit, Apps ohne Codierung zu erstellen. Dataverse strukturiert in einfacher Art eine Vielzahl von Daten und Geschäftslogik auf sichere und konforme Weise.
Was ist Dataverse?
Dataverse ist eine Datenbank im Microsoft 365-Umfeld, welche aus Tabellen, Referenzen, Geschäftsregeln, Ansichten, Formularen, Dashboards und Diagrammen besteht.
Diese Dataverse-Datenbank umfasst einen grundlegenden Satz von Standardtabellen (Tables), die typische Szenarien abdecken, wie z. B. Kontakt oder Account. Die Standardtabelle Account kann z. B. für Firmen/Lieferanten genutzt werden. Der Umfang kann mit benutzerdefinierten Tabellen erweitert werden.
Dataverse hat eine grafische Benutzeroberfläche, somit kann die Datenbank einfach verwaltet werden. Umfangreiche Metadaten wie Datentypen und Beziehungen werden in der Cloud gespeichert und können direkt in Power Apps zum Einsatz kommen. Es gibt eine nahtlose Integration von Dynamics 365, Office 365 und Azure.
Basis von Microsoft Dynamics 365
Dataverse ist die Basis der Microsoft Dynamics 365 Apps - wie Sales, Service usw. Die Daten aus Dynamics 365 können daher auch in Power Apps genutzt werden. Dataverse ist zwar befreit vom CRM-Overhead (auch hinsichtlich Lizenzkosten), dennoch stehen Ihnen mächtige Funktionen aus Dynamics zur Verfügung:
- Mit rollenbasierter Sicherheit z. B. können Sie den Zugriff auf Tabellen für verschiedene Benutzer in der Organisation steuern
- Es gibt integrierte Prozesswerkzeuge aus Dynamics für Logik und Überprüfung – Sie können Geschäftsregeln, berechnete Felder, Workflows und Geschäftsprozessabläufe einbinden zur Gewährleistung der Datenqualität
Dataverse for Teams
Speziell für Teams gibt es eine abgespeckte Version von Dataverse mit gewissen Limitierungen, diese integrierte Low-Code-Datenplattform ist in der Teams-Lizenz enthalten. Sie wird automatisch für das ausgewählte Team erstellt, wenn Sie zum ersten Mal eine Power App oder einen Bot in Microsoft Teams erstellen. Die Einschränkungen gegenüber dem vollwertigen Dataverse sind u. a. (Stand 22.02.2022)
- Es können Canvas Apps innerhalb von Teams erstellt werden (keine Model Driven Apps)
- Es kann nur eine Umgebung pro Teams erstellt werden im Gegensatz zu unbegrenzt bei Dataverse
- Weniger Datensätze (max. 1 Mio. Zeilen)
- Kein API-Zugriff
- Außerhalb von Teams ist eine in Teams erstellte Canvas App im Webbrowser nur zugänglich mit einer zusätzlichen Power Apps Lizenz
Model Driven Apps
Model Driven Apps basieren auf Dataverse. Die Module von Dataverse können zu einer Anwendung für den Benutzer kombiniert werden. Model Driven Apps sind standardmäßig responsive und benutzerorientierte Anwendungen. Zudem können diese über die Grenzen von Dynamics CRM hinaus erweitert werden, z. B. kann KI als weiterer Akteur neben Nutzern, Anwendungen und Daten zum Einsatz kommen.
Im Gegensatz zu Canvas Apps beginnt der Aufbau einer Model Driven App mit der Modellierung der Datenbank in Dataverse (Data First Ansatz). Über folgende Bestandteile sollte man sich vorab Gedanken machen:
- Tabellen und Spalten (Felder)
- Beziehungen zwischen Tabellen/Spalten
- Definition von Ansichten
- Gestaltung von Formularen
- Bei Bedarf Geschäftsregeln, Dashboards, Charts
Nachdem die Datenbank modelliert ist, kann die App sehr einfach erstellt werden. Danach wird der Zugriff festgelegt und die App bereitgestellt
Daten visualisieren mit Dashboards und Diagrammen
Was Datenvisualisierung betrifft, bietet eine Model Driven App die gleichen umfangreichen Möglichkeiten wie Dynamics. Sie können in Ihrer App selbst erstellte Dynamics Dashboards einbinden oder auch PowerBI Dashboards und Berichte.
Model Driven Apps : Stärken und Schwächen
Umfangreiche Möglichkeiten, um den Zugriff zu steuern
Bei Model Driven Apps stehen Ihnen die gleichen mächtigen Funktionen zur Verfügung, wie in Dynamics, um den Zugriff sehr granular und DSGVO-konform zu steuern:
Sicherheitsrollen
Es kommen bereits Standardrollen mit, die Sie sofort nutzen können und gängige Anwendungsfälle abdecken, wie z. B. die hier abgebildete Rolle Basic User. Sie können aber auch diese Rollen duplizieren und Anpassungen vornehmen, damit diese perfekt zu Ihrem Anwendungsfall passen.
Zugriff auf Felder steuern
Mit Feldsicherheitsprofilen können Sie den Zugriff auf Feldebene steuern. Sie können genau festlegen, welche Nutzer oder auch Teams welche Felder sehen und/oder bearbeiten können.
Anwendungsbeispiele für Model Driven Apps
- Customer Relationship Management
- Geschäftsprozesse und Anwendungen, die zuvor z. B. auf Lotus Notes oder Access basierten (bei Umstellung auf Cloud z. B.)
- Service Desk auch für Self-Service (mit Power Apps-Portalen)
- Materialwirtschaft (z. B. für Ersatzteile)
- Flottenmanagement
- Anlagenmanagement
- Anbindung von Dataverse, PowerBI, Power Automate, SharePoint,…
Zahlreiche Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse abzubilden
Power Automate Flows
Power Automate gibt Ihnen die Möglichkeit, automatisierte Workflows mit einer NoCode-Schnittstelle, die logikbasiert und einfach zu nutzen ist, zu erstellen. Der Zugriff und die Integration von Daten aus On-Premises und Cloud-Software ist möglich.
- Flows bestehen aus drei Bausteinen: Triggers, Actions und Logik
- 400+ Konnektoren mit integrierter API von Adobe bis Zendesk (Stand 22.02.2022)
- Es gibt hunderte vorgefertigte Templates für Flows, wie z. B. Genehmigungsworkflows
Es gibt zahlreiche Einsatzmöglichkeiten als bedarfsabhängiger Prozess, automatisiert oder eventgetriggert, um Geschäftsprozesse zu automatisieren.
- Ausführen von Aufgaben nach einem Zeitplan, z. B. Daten zwischen Systemen verschieben (automatisiert z. B. nachts)
- Einen Genehmigungsflow erstellen (eventgetriggert nach einem bestimmten Ereignis wie z. B. Statusänderung am Datensatz)
- E-Mail-Anlagen in OneDrive oder Dropbox speichern, der Auslöser wäre hier der Erhalt einer E-Mail mit Anlage
Geschäftsprozessflüsse
Der Einsatz von Geschäftsprozessflüssen (Business Process Flows) vereinfacht eine konsistente Datenerfassung durch die Benutzer. Sie durchlaufen nacheinander mehrere Phasen mit visuellem Indikator und Fortschrittsstatus, in jeder Phase werden die dafür wichtigen Daten abgefragt. So können Daten strukturiert erfasst werden und verringern den Schulungsbedarf.
Geschäftsregeln
Mit Geschäftsregeln (Business Rules) kann Formularlogik angewendet werden, ohne JavaScript Code oder ein Plug-In schreiben zu müssen. Wenn eine Bedingung erfüllt ist, können folgende Aktionen ausgeführt werden:
- Feldwerte festlegen
- Feldwerte löschen
- Felder anzeigen oder ausblenden
- Felder aktivieren oder deaktivieren
- Daten validieren und Fehlermeldungen anzeigen
Fazit
Model Driven Apps und Dataverse gehören zusammen: Um eine Model Driven App zu erstellen, benötigen Sie Dataverse als Datenbasis, denn das Dataverse Datenmodell, die Datenstrukturen und Geschäftsprozesse sind die Grundlage der Model Driven App.
Die Power Platform bietet Ihnen zahlreiche Low Code Tools für Geschäftsapplikationen. Sie können einfach Prozesse integrieren mit Power Automate und Geschäftsprozessflüssen.
Eine große Stärke der Model Driven Apps sind die Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen. Hier stehen Ihnen die gleichen umfangreichen Funktionen zur Verfügung, wie bei Dynamics.
