Hybrid Work und New Normal – doch was bedeutet das konkret?

Spätestens seit Beginn der Pandemie im März 2020 ist uns allen klar, der klassische 9-to-5 Job am Arbeitsplatz im Unternehmen ist ein Relikt aus vergangenen Tagen und entspricht nicht der digitalen Zukunft. Was für viele vor mehr als einem Jahr noch eine große Umstellung war, erscheint heute als Normalität. Doch nicht jede Person ist und war glücklich mit der Veränderung, denn das Homeoffice bringt nicht nur Möglichkeiten mit sich, sondern auch Herausforderungen. Genau an dieser Stelle ist es von hoher Relevanz, dass Unternehmen gemeinsam mit den Mitarbeitenden eine Vision und Strategie für ein neues Arbeitsleben entwickeln. Dabei sollen Mitarbeitende unterstützt werden, ihren optimalen Workflow und die Balance zwischen Büro, Homeoffice oder auch anderen Arbeitsorten zu finden. 

Heute, im November 2021, stehen wir wieder vor einer ähnlichen Problemstellung: Die Covid-19-Inzidenzen steigen und erneut stellt sich die Frage, wie es weitergehen wird. Angesichts der steigenden Infektionszahlen finden viele Arbeitnehmende nun den Weg in das Homeoffice. Im Unterschied zu März 2020 ist die Remote Work Situation bereits bekannt, so auch die Problemstellungen: Laut einer Umfrage des BVDW aus dem Jahr 2021, ist die Situation kritisch, denn 91% der Führungskräfte wissen nicht genau, wie sie ihre Mitarbeitenden bei remotem Arbeiten ausreichend motivieren können. Nicht nur Führungskräfte sind unzufrieden, auch 76% der Mitarbeitenden fühlen sich seit der Umstellung weniger in ihr Unternehmen integriert. Hier muss die Frage gestellt werden, wie Mitarbeitende ausreichend integriert und motiviert werden können, trotz Remote Work? Kann Hybrid Work Abhilfe schaffen? Wir sind der festen Überzeugung: JA! Allerdings müssen ein paar grundlegende Dinge beachtet werden. Erfahre in diesem Blogeintrag mehr dazu. 

"Dein Büro ist da, wo du es haben willst und du kannst so arbeiten, wie es dir am besten passt."

Was bedeutet hybrides Arbeiten? 

Hybrid Work sollte nicht mit Remote Work verwechselt werden. Vielmehr geht es bei dem hybriden Arbeiten darum, dass sich Arbeitnehmende eigenverantwortlich entscheiden können, wann und wo sie ihre Arbeit erledigen möchten. Das Hauptziel ist, Mitarbeitenden zu ermöglichen, Freizeit- und Privatleben bestmöglich mit dem Berufsleben zu vereinen und so an Flexibilität und individueller Freiheit zu gewinnen. Das bedeutet, dein Büro ist da, wo du es haben willst und du kannst so arbeiten, wie es dir am besten passt. Das kann Zuhause, im Büro aber auch Unterwegs sein. Eine Voraussetzung dafür ist, trotzdem so vernetzt zu sein, als würde vor Ort ein gemeinsames Treffen stattfinden. Während des Beginns der Pandemie gelang es uns, die technische Komponente dessen zu bewältigen, nun soll auch die humane folgen, um das Beste aus beiden Welten vereinen zu können. 

Wie soll das gelingen? 

Raum und Zeit werden unabhängiger zum Arbeiten, deswegen ermöglicht dir Hybrides Arbeiten ganz neue Flexibilitäten, denn du stehst im Mittelpunkt der Veränderung. Jede Person ist mit in der Verantwortung, das individuelle Verhalten, Arbeiten und die eigene Herangehensweise an das neue Arbeitsumfeld und die neue Art des Arbeitens anzupassen. Hybrides Arbeiten erfordert auch persönliche Kompetenzen, wie beispielsweise ein hohes Maß an Selbstorganisation und Eigenverantwortung. Dazu ist es unabdinglich, dass jede Person abgeholt und mitgenommen wird. Deswegen sind sowohl Vorgesetzte als auch Kolleg:innen verpflichtet, auf andere Mitarbeitende zuzugehen und ihnen ein offenes Ohr zu schenken. Die Kommunikation untereinander ist ganz besonders wichtig, genauso wie gegenseitiges Vertrauen. Um in die Welt des hybriden Arbeitens optimal einsteigen zu können, sollten drei zentrale Fragen gestellt und beantwortet werden: 

1. Wer kann, sollte und möchte remote arbeiten? Für wie lange? 
2. Wer sollte bzw. muss ins Büro kommen? Wann und wie lange? 
3. Für welche Aufgaben eignet sich welcher Ort am besten? 

Dazu gibt es verschiedene Herangehensweisen, die genaue Umsetzung kann von Unternehmen zu Unternehmen individuell gestaltet werden. Zum Beispiel wird die 3-Tage-2-Tage Regel bereits oft erfolgreich umgesetzt. Dies bedeutet, dass Arbeitnehmende drei Tage pro Woche im Büro verbringen und zwei Tage im Homeoffice. Doch es gibt weitaus flexiblere Modelle, wo es Mitarbeitenden gänzlich freisteht, wann und ob sie zum physischen Arbeitsplatz zurückkehren. Dabei ist es beispielsweise hilfreich, wenn du dich mit deinen Kolleg:innen 2-4 Tage im Monat für Teammeetings und ähnliche Aktivitäten im Büro verabredest. Weiterhin sagen sogar 66% der geschäftsführenden Personen, dass die Unternehmen darüber nachdenken, Büroplätze für Hybrid Work neu zu designen. Dabei ist es natürlich wichtig zu wissen, was konkret benötigt wird und vor allem auch, was die Mitarbeitenden wollen. Es gibt viele Ideen, dass ‚Büro der Zukunft‘ zu gestalten, mit Shared Desks und anderen kreativitätsanregenden Bereichen. Das ‘neue’ Büro dient als ein Raum für Begegnungen und das Arbeiten im Team steht mehr im Vordergrund als beispielsweise persönliche Schreibtische. Es ist wichtig, dass die Technik zuerst bereitsteht, denn erst dann kann der Change beginnen. An dieser Stelle sind Kommunikation und die Aufklärung der Mitarbeitenden entscheidend. Das kann auf verschiedenen Wegen geschehen: mit Informationsveranstaltungen, es kann eine Aufklärungswoche geben, wie die HybridWork Week von Microsoft im November 2021. Guidelines müssen entwickelt und bereitgestellt werden – Wie kann eine hybride Arbeitswoche aussehen? Wie kann alles inklusiv gestaltet werden? Wann ist ein Teamevent, wann muss ich im Büro sein? Wie können wir Hybrid Work mit Hilfe von Spielregeln für unser Team erfolgreich gestalten? 

Unser Partner Microsoft bewegt sich aktuell von Modern Work zu Hybrid Work – im Mittelpunkt steht immer der Mensch und Veränderung geschehen entsprechend mit dem Menschen als Fokus. 

"Raum und Zeit werden unabhängiger zum Arbeiten, deswegen ermöglicht dir Hybrides Arbeiten ganz neue Flexibilitäten, denn du stehst im Mittelpunkt der Veränderung."

Die drei Dimensionen: Mensch, Raum und Technik 

Wer ist denn ‚der Mensch‘? Selbstverständlich ALLE Mitarbeitenden eines Unternehmens. Oft geht der Gedanke dabei hin zu Arbeitnehmenden im Büro, aber es ist genauso wichtig, Führungskräfte und gewerbliche Mitarbeitende zu beachten. Jedes Mitglied des Ökosystems eines Unternehmens muss eingebunden und unterstützt werden. 

Ebenso wichtig ist das Büro mit Arbeitsplätzen und der Büroumgebung. Wie muss das Büro gestaltet werden, wie kann es optimiert werden und wie wird es vielseitig nutzbar? Wie müssen wir die Büros und Meetingräume gestalten, damit sowohl vor-Ort-Teilnehmende als auch Remote-Teilnehmende gleichberechtigt partizipieren können? Büros sollen zukünftig noch offener und flexibler werden, als sie es teilweise jetzt schon sind. Mit hybriden Meetingräumen können alle Personen vereint werden, egal ob digital oder vor Ort. 

‚From 9-to-5 to full flexibility‘ – die Unternehmenskultur ist ein fester Bestandteil einer Veränderung, denn auch sie muss angepasst werden. Im Sinne des Hybriden Arbeitens ist Flexibilität der Schlüssel. Mitarbeitende müssen in der Lage sein, die Arbeitswoche eigenverantwortlich strukturieren zu können, damit es am besten mit ihrem Freizeit- und Privatleben vereinbar ist. Dabei sind Work/Life Balance, Mental Health, Empathie und Vertrauen entscheidende Faktoren, die diesen Prozess antreiben. Hilfreich sind Tools wie Microsoft Viva Insights, denn sie unterstützen Mitarbeitende, sich selbst im Arbeitsalltag zu reflektieren. Jede Person soll dazu befähigt sein, besser zu werden und das geht nur, wenn Arbeitsumgebung und Motivation in einem Unternehmen stimmig sind. Die digitale Kompetenz ist ein wichtiger Faktor im Hybriden Arbeiten, jeder sollte und muss bereit sein, weiter zu lernen. 

Zudem sollte jede Person von überall unbeschwert teilnehmen können – Meetings der Zukunft sind inklusiv für jede Person gestaltet. Die Bedeutung davon ist, dass ein Meeting für alle Nutzer:innen zugänglich gemacht wird und unterschiedliche Perspektiven eingebaut, sowie Bedürfnisse berücksichtigt werden. Das kann mit automatischer Transkription, einem interaktiven Whiteboard und vielen weiteren intelligenten Tools realisiert werden. Das Thema Barrierefreiheit ist im digitalen Raum genauso relevant, wie vor Ort. 

Abschließend kann zum Thema Hybrid Work gesagt werden: Mach dich selbst zur Priorität! 

• Bei Hybrid Work können Arbeitnehmende selbst über Arbeitsort und –Zeit entscheiden 
• Ziel: Arbeits- und Freizeitleben bestmöglich kombinieren 
• Der Mensch steht im Mittelpunkt der Veränderung 
• Kommunikation und persönliche Kompetenz sind Schlüsselelemente 
• Existenz von verschiedenen Herangehensweisen und Ideen zum hybriden Arbeiten 
• Umgestaltung der Kultur und des Raums notwendig für erfolgreiches Umsetzen 
• Intelligente Tools und inklusive Funktionen erleichtern den Arbeitsalltag