Freigabeworkflows in Confluence mit Comala Workflows

Wiki-Arbeit macht Zusammenarbeit deutlich effektiver, vor allem wenn alle Mitarbeiter auf Inhalte zugreifen und diese schnell ändern bzw. kommentieren können.

Doch auch für Inhalte, die nicht demokratisch erstellt werden können, eignet sich ein Wiki hervorragend – beispielsweise für Qualitätsmanagementhandbücher oder auch die Bereitstellung von Arbeitsanweisungen.

Aus Sicht des QMB (Qualitätsmanagement-Beauftragter) oder der Abteilung Arbeitsorganisation werden nun jedoch Anforderungen gestellt, die dem ursprünglichen Wiki-Prinzip widersprechen: Freigabeworkflows und damit verbundene Bearbeitungsbeschränkungen.

Freigabeworkflows mit Comala Workflows

Confluence bringt in seiner Standardversion keine Möglichkeit zur Definition von Workflows mit. Alternativ bleibt nur die Möglichkeit, Arbeitsversionen von QM-Dokumenten separat in einem Confluence Bereich mit eingeschränkten Zugriffsrechten zu verwalten und nach Fertigstellung einer neuen Version per Copy & Paste die Inhalte in einen öffentlichen Bereich zu kopieren.

Eine elegantere Version ist der Einsatz des Plugins „Comala Workflows“ (ehemals Ad Hoc Workflow Plugin).  Mit dieser Erweiterung können sie Freigabeworkflows an Wiki-Seiten definieren.

Nach der Installation des Plugins kann der Confluence Administrator bestimmen, für welche Confluence-Bereiche Comala Workflows freigeschaltet werden soll.

Ich empfehle Workflows nur da einzusetzen, wo sie wirklich benötigt werden.

 Das Plugin liefert bereits 3 Beispielworkflows zur direkten Nutzung mit:

• Simple approval workflow
• Editor and staff approval workflow
• Content Review Workflow

In den meisten Fällen sind Workflows jedoch kundenspezifisch und können von einem Confluence Administrator entweder zentral oder durch einen Bereichsadministrator pro Bereich bereitgestellt werden. Auch wenn diese Beispiele nicht direkt ihren Anforderungen entsprechen sind die doch eine gute Möglichkeit zur Einarbeitung.

Innerhalb eines Bereiches können sie Workflows wie folgt aktivieren:

• generell für alle Wiki-Seiten eines Bereiches
• für alle Wiki-Seiten oder für alle Blogbeiträge
• für bestimmte Stichworte
• für Blueprints (diese Aktivierung erfolgt ebenfalls auf Stichwortbasis)

Bevor sie mit der Erstellung des Workflows starten, legen sie fest, welche Status der Workflow bedienen soll und welche Aktionen von welchen Personen während eines Status ausgeführt werden sollen.

In unserem Beispiel (siehe Grafik) soll ein einfacher Freigabeworfklow erstellt werden. Nachdem ein Benutzer eine Wiki-Seite erstellt hat, wird der Workflow aktiviert und die Wiki-Seite automatisch in den Status „In Bearbeitung“ gesetzt.

Sobald der Benutzer mit der Bearbeitung fertig ist, wird die Wiki-Seite einem Prüfer (z.B. dem QMB) zur Freigabe übergeben. Der Prüfer wird über den Vorgang per E-Mail informiert.

Ist der Prüfer mit dem Inhalt des Dokumentes einverstanden, erteilt er die Freigabe und der Workflow geht in den Status „Freigegeben“ über. Der Ersteller der Seite wird per E-Mail darüber informiert.

Kann durch den Prüfer keine Freigabe erteilt werden, geht der Workflow wieder in den Status „In Bearbeitung“ über.

Zuerst beginnen wir mit der Definition des Workflows:

{workflow:name=Einfacher Freigabeworkflow }
    {description}
        Freigabeworkflow mit den Status: In Bearbeitung, Zur Freigabe und
        Freigegeben
    {description}

Danach legen wir fest, wer eine Wiki-Seite freigeben darf. In unserem Beispiel ist das die Gruppe „qmb-nutzer“:

    {workflowparameter:QMB|description=Gruppe der QMB|type=group}
        qmb-nutzer
    {workflowparameter}

 Anschließend werden die Status definiert:

    {state:In Bearbeitung|submit=Zur Freigabe}
    {state}
    {state:Zur Freigabe|approved=Freigegeben|rejected=In Bearbeitung}
        {approval:Freigegeben|group=@QMB@}
    {state}
    {state:Freigegeben|final=true|updated=In Bearbeitung}
    {state}

Zu Schluss müssen noch die Events definiert werden, die bei einem Statusübergang ausgeführt werden sollen.

Beim Statusübergang von „In Bearbeitung“ zu „Zur Freigabe“ soll eine E-Mail an alle QMB Nutzer versendet werden:

    {trigger:statechanged|state=Zur Freigabe}
        {send-email:user=qmb-nutzer|subject=Eine Seite Wartet auf Ihre Freigabe}
           Eine Wiki-Seite wartet auf Ihre Freigabe: @page@!
        {send-email}
    {trigger}

Beim Statusübergang von „Zur Freigabe“ in „Freigegeben“ soll nun der Autor noch über die Freigabe per E-Mail informiert werden:

     {trigger:statechanged|state=Freigegeben}
        {send-email:user=@author@|subject=Ihre Seite wurde freigegeben}
           Ihre Wiki-Seite wurde soeben freigegeben: @page@!
        {send-email}
     {trigger}

     {trigger:pageupdated|state=Freigegeben}
        {set-state:In Bearbeitung}
     {trigger}
{workflow}

Ausgehend von diesem Basisworkflow lassen sich nun unendlich viele Kombinationen konfigurieren. Hier nur ein kleiner Auszug, was mit der Makro-Sprache von Comala Workflows möglich ist:

• Festlegen von im Workflow zu adressierenden Personen anhand von Confluence Seiteneigenschaften und der @mention Funktion
• Setzen von Stichwörtern z.B. während eines Statusübergangs inkl. Nutzung von Werten aus Seiteneigenschaften (ab Version 4.4.1)
• Setzen und Entziehen von Berechtigungen
• Versenden von E-Mails

Das Plugin können sie 30 Tage kostenlos testen. Communardo ist Partner von Comalatech. Fragen Sie uns zu Lizenzen oder auch zur Konfiguration ihrer Workflows.