Partner-Blog dox42 #DWSC20.

Der Digital Workplace Summit by Communardo #DWSC20 findet vom 3. - 5. November statt. Das ist ein Beitrag von dox42 als Teil unserer Partner-Blogs zum #DWSC20.

Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation und müssen täglich, zahlreich und unternehmensweit erstellt werden. Die Liste der Szenarien ist endlos: Von Angeboten bis hin zu Personalverträgen, Rechnungen oder Versicherungspolizzen. Trotzdem wird die Dokumentenerstellung oft als zeitaufwändig und frustrierend angesehen - sowohl von der Fachabteilung als auch von der IT. Welche Lösung können Sie anbieten, wenn sich ein Business User mit seinen Anforderungen an Dokumentautomatisierung an die IT wendet? Wenn Sie sich auf die Standard Microsoft-Möglichkeiten verlassen oder selbst Skripte und Programme erstellen, kann dies Ihre Arbeitsbelastung weiter erhöhen und zu noch mehr Frustration führen, während viele Automatisierungsmöglichkeiten auf der Strecke bleiben. Aber das muss so nicht sein! Dieser Artikel beleuchtet die größten Herausforderungen von Dokumentengenerierung und deren Lösung.

Bei der Dokumentenerstellung verfolgen Unternehmen normalerweise einen der folgenden Ansätze:

In vielen Unternehmen ist Copy/Paste immer noch die vorherrschende Art, wie Dokumente generiert werden. Der Inhalt und die Daten sind bereits im IT System des Unternehmens vorhanden, z. B. in SharePoint-Listeneinträgen, Dokumenten die in SharePoint- Bibliotheken liegen, Excel-Tabellen odereinem CRM oder ERP System wie Dynamics 365. Wenn ein Dokumentgeneriert wird, öffnet der Business User eine Vorlage. Diese ist normalerweise ein Word-Dokument, das oft mit gelben Platzhaltern markiert ist. Der Inhalt wird danach vom System kopiert und an die vorgesehenen Bereiche in die Vorlage eingefügt. Dieses Vorgehen ist zwar flexibel und individuell, allerdings auch anstrengend, teuer und fehleranfällig.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, greifen Unternehmen häufig auf eine einfache Automatisierung zurück. Das sind in den klassischen Fällen VBA, Seriendruck oder Makros. Wie Copy/Paste ist auch dieser Ansatz flexibel und individuell und bedeutet, dass Sie nicht mehr ständig Strg + C und Strg + V drücken müssen und somit manuelle Fehler reduziert werden. Dokumente können jedoch immer noch nur während Geschäftszeiten generiert werden, und Ihr großer Feind ist die Wartbarkeit dieser Anwendungen.

Der dritte und scheinbar leistungsstarke Ansatz, den Unternehmen verfolgen, besteht darin, sich auf All-in-One-Dokumentenerstellung zu verlassen, beispielsweise aus einem ERP- oder CRM-System. Ja, dies ermöglicht Automation und die Chance, Dokumente rund um die Uhr zu erstellen. Dieses Vorgehen ist jedoch weder individuell noch flexibel. Haben Sie jemals eine ansprechend aussehende Versicherungspolizze gesehen? Wahrscheinlich nicht. Der Grund dafür ist, dass Sie zum Entwerfen solcher Vorlagen
auf Programmierung zurückgreifen müssen. Infolgedessen können Fachanwender und das Marketing nicht selbst an den Dokumenten arbeiten, was bedeutet dass Ihr Corporate Design von der IT erstellt wird.

Da die drei Hauptansätze für die Erstellung von Geschäftsdokumenten so viele Nachteile mit sich bringen, muss es sicherlich einen anderen Weg geben?

Die Lösung: dox42 - die Software zur Dokumentenautomatisierung

Um die Vorteile eines attraktiven Dokumentendesigns, vieler Datenquellen und der serverseitigen Dokumentautomatisierung zu kombinieren, sollten Sie auf dox42 zurückgreifen. Die Software ermöglicht es aussagekräftige Dokumente automatisch zu erstellen, die optisch ansprechend, personalisiert und individuell sind. Die Dokumente können Daten aus verschiedenen Datenquellen beinhalten und werden ohne manuellen Aufwand generiert.

dox42 ist ein leistungsstarkes Engine für Dokumentenerstellung, das ein attraktives Dokumentendesign in Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) ermöglicht und es somit Fachanwendern erlaubt, Vorlagen selbst zu entwerfen und anzupassen. Es ist ein No-Code-Tool und Daten aus allen Quellen wie SharePoint, Dynamics 365, SAP, Excel, SQL usw. können einfach und ohne technisches Wissen integriert werden. Es liegt an Ihnen, ob Ihre Dokumente in der Cloud oder on-premise generiert werden. Mit nur einem Klick oder Workflow werden alle Dokumente automatisch erstellt. Da dox42 nativ in die Microsoft-Umgebung wie SharePoint, Teams, Dynamics, Power Automate und Azure Active Directory integriert wird, ist die Benutzererfahrung nahtlos. Sie können also nicht nur von der Automatisierung profitieren, sondern auch von hervorragenden Prozessen und einer hochsicheren Dokumentenerstellung.

dox42 Kunden erstellen automatisch alle Arten von Dokumenten wie Verträge, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Präsentationen und vieles mehr. Darüber hinaus können Sie mit nur einem Klick die generierten Dokumente in einer SharePoint-Bibliothek Ihrer Wahl mit den entsprechenden Metadaten und AAD Informationen des angemeldeten Benutzers speichern, das Dokument per E-Mail senden, E-Mail-Entwürfe erstellen und das Dokument digital signieren. Die Möglichkeiten und Szenarien sind endlos. dox42 fördert auch die Zusammenarbeit in Zeiten von Home Office. Die Verwaltung von Vorlagen und das Generieren von Dokumenten direkt aus MS-Teams ist eine weitere leistungsstarke Option. Und das Beste ist, es ist so intuitiv, dass es jederzeit von einem nicht technisch versierten Business User eingerichtet oder angepasst werden kann.

Neugierig darauf, mehr zu erfahren und dox42 selbst auszuprobieren? Sehen Sie sich unsere dox42-Session am 03.11. am Communardo Digital Workplace Summit an und fordern Sie Ihre personalisierte Online-Demo und eine kostenlose 30-Tage-Testversion über info@dox42.com an.

Verfasser: Lisa Pulsinger | Senior Technical Evangelist | dox42
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