Partner-Blog Decadis #DWSC20
Projektmanagement mit Jira oder Excel: Was ist besser?
Der Digital Workplace Summit by Communardo #DWSC20 findet vom 3. - 5. November statt. Im Rahmen dieser Konferenz hat Decadis diesen Artikel über die beliebtesten Tools im Vergleich als Partner-Blog verfasst. Sie erfahren 5 Gründe, warum Projektmanagement mit Jira die richtige Wahl ist.
Projektmanagement mit Jira oder Excel: Welches Tool ist besser?
Ein erfolgreiches Projektmanagement ist immer eine Herausforderung für alle Beteiligten – umso wichtiger ist die Wahl des richtigen Tools. Für viele Anwender stellt sich deshalb die Frage: Erziele ich beim Projektmanagement mit Jira die besten Ergebnisse. Oder ist doch Excel die passende Lösung für mich? Unabhängig von der gewählten Methodik oder der Größe des Projekts gilt, dass ein effizientes Projektmanagement-Tool grundlegende Anforderungen erfüllen muss. Wir benötigen:
- Eine detaillierte Aufschlüsselung der Aufgaben und den Verantwortlichkeiten
- Überblick über Terminierungen, Kosten und den Status des Projektes und der Aufgaben
- Die Möglichkeit zum projektübergreifenden Reporting für eine ganzheitliche Betrachtung
- Eine einfache und mühelose Zusammenarbeit im Team
Die Nutzung von Excel Spreadsheets als Informationshub ist ein oft gewählter Ansatz. Aber hält diese Lösung den Anforderungen stand?
5 Gründe gegen Projektmanagement mit Excel
Mit vergleichbaren Projektplänen wurden in einem Unternehmen Jahr für Jahr über 200 Projekte durchgeführt. Mit zunehmender Komplexität und Anzahl der Projekte zeigten sich aber immer deutlicher die Schwächen der Lösung.
- Komplizierter Zugriff auf die Projektdateien und eingeschränkte Nachhaltigkeit
- Kein zentraler Anlaufpunkt für alle Informationen
- Fehlender Überblick über mehrere Projekte
- Unzureichende Kollaborationsmöglichkeiten und Nachverfolgbarkeit
- Kaum Automationsmöglichkeiten
Im schlimmsten Fall kommt es zu dieser Situation:
- Es wird mit verstreuten und nicht aktualisierten Datensilos gearbeitet.
- Die Kommunikation der Beteiligten ist weder transparent noch zentralisiert.
- Es ist schwierig, Projektfortschritte effizient zu verfolgen und Aufgaben richtig zu priorisieren.
- Ein Vergleich der aktuellen Aufwände mit Schätzungen und die Projektgesamtkosten zu erheben ist kaum zuverlässig möglich.
Kommen noch weitere Anforderungen wie ISO-Zertifizierungen hinzu, ist ein Wechsel zu einer anderen Art der Projektsteuerung dringend nötig. Ein Projektmanagement mit Jira ist zum Beispiel deutlich leichter und nutzerfreundlicher. Die Folge: Selbst komplexe Projekte lassen sich erfolgreich umsetzen.
Die Wahl des richtigen Projektmanagement-Tools: Warum Jira?
Viele Teams in der Softwareentwicklung und IT-Support verlassen sich auf Jira. Aber wie gut schlägt sich die Software von Atlassian, wenn es um Projektmanagement mit Jira geht?
Die gute Nachricht vorweg: Eine Umsetzung in Jira löst jede der genannten Herausforderungen und bietet noch weitere Vorteile für alle Nutzer. Wir ergänzen dabei Jira nur durch wenige ausgewählte Apps, um den Funktionsumfang für die beste Implementierung zu erweitern. Darunter befinden sich:
- Jira Workflow Toolbox, unsere Automationslösung zur Abbildung des Prozesses im Tool
- Softwareplants BigPicture zur Visualisierung des Projektplans.
- Issue Matrix von Botron Atlassian Apps zur verbesserten Darstellung zusammengehöriger Vorgänge
So funktioniert die Umsetzung in Jira
Als Klammer für die einzelnen Projekte und deren Aufgaben wird ein eigens dafür erstellter Vorgangstyp genutzt. Die eigentlichen Aufgaben werden dann als Unteraufgaben definiert.
Das bietet den Vorteil, dass wir erstmalig ein ganzheitliches Bild über die Projekte und deren Status erhalten. Die ansprechende Darstellung der Vorgänge auf Dashboards ist ebenso leicht möglich.
Allein dadurch sind Datensilos abgeschafft und der Zugriff auf Projekte erfordert nur wenige Klicks. Dateien können direkt an Vorgänge angehängt werden und Nutzer haben die Möglichkeit, leicht zusammenzuarbeiten. Die eingebaute Funktion zur Zeiterfassung und Aufwandsschätzung erlaubt, zuverlässig und personengebunden Aufwände zu erfassen.
Aber wie steht es um die Dateneingabe und Automatisierung? Die Eingabe von Daten wurde auf das nötige Minimum reduziert. Gleichzeitig reichen die Daten um vollautomatisiert selbst komplexeste Projektpläne zu realisieren. Mit der Erstellung des Projekt-Vorgangstypen beginnt die enge Verzahnung mit Jira Workflow Toolbox.
Technisch können wir diesen Schritt in zwei Stufen einteilen:
- Die Überprüfung von Eingaben
- Das automatisierte Erstellen von Aufgaben
Prozesse mit Jira Workflow Toolbox abbilden
Alle wichtigen Felder für Stammdaten wie Startdatum und Projektveranwortlicher stehen bei der Erstellung des Vorgangs zur Verfügung. Verschiedene Projektabläufe und -typen erfordern unterschiedliche Aufgaben und abweichende Abhängigkeiten. Diese spezifischen Besonderheiten werden neben Aufwandsschätzungen und Kosten direkt im Arbeitslauf in Jira bedacht. Der Nutzer stellt lediglich über simple Checkboxen sein Projekt zusammen. Jede Eingabe wird überprüft und der Nutzer auf ungültige Kombinationen hingewiesen.
Danach beginnt die automatisierte Erstellung aller benötigten Unteraufgaben. Fälligkeitsdaten werden automatisch berechnet, Beschreibungen hinzugefügt und Aufgaben zugewiesen.
Die Kalkulation der Fälligkeitsdaten und Dauer von Aufgaben berücksichtigt außerdem Werktage und Feiertage. Das könnte sonst leicht ins Auge gehen!
Diese Implementierung ermöglicht schon beim Anlegen von Projekt-Vorgangstypen, eine hohe Datenqualität zu gewährleisten. Gleichzeitig werden Nutzer bequem durch die Erstellung geführt. Nicht nur die Projekterstellung, sondern auch die Prozesse im Projektverlauf werden dadurch stark vereinfacht und beschleunigt.
Mit Jira GANTT Charts erstellen
Ein Projekt benötigt ein GANTT Chart, oder? Deshalb wird im Anschluss in BigPicture zum erstellten Projekt-Vorgang ein passendes GANTT Chart angelegt und im Vorgang angezeigt. Das erfordert kein Mitwirken des Nutzers und ist ebenso automatisiert. Die chronologische Reihenfolge der Aufgaben wird bei der Erstellung sichergestellt und übernommen. Die Projektphasen werden optisch hervorgehoben. Ein weiterer Vorteil: Jegliche Änderungen im Projektplan schlagen sich auf Vorgänge und Chart durch.
Jira vs. Excel: Wer ist der Projektmanagement-Allrounder
Grundsätzlich lässt sich dieser Lösungsansatz auf verschiedenste Projektarten anwenden. Excel hat im Standard Vorteile in der Datenanalyse, aber Jira bietet die Möglichkeiten für erfolgreiches und transparentes Projektmanagement. Ein modernes Interface, Nutzerfreundlichkeit und zahlreiche Funktionen zur Zusammenarbeit wirken sich direkt positiv auf Teamleistung und Projektqualität aus. Apps wie Jira Workflow Toolbox helfen durch Automatisierung in Arbeitsabläufen die Komplexität für die Nutzer zu verringern und Projekte zeit- und kosteneffizienter zu steuern.
Wenn Sie an Details zu der Umsetzung dieses Projektes interessiert sind oder wissen wollen, wie unsere xApps by Decadis Sie in Jira und Confluence unterstützen, kontaktieren Sie uns gerne hier.
