Partner-Blog yasoon #DWSC19: Strukturierte Meetings mit Confluence und Outlook

Der Digital Workplace Summit by Communardo #DWSC19 findet am 13. November in Hamburg statt. Das ist ein Beitrag von yasoon als Teil unserer Partner-Blogs zum #DWSC19.

Gute Meetings zu planen ist eine Kunst. Die richtigen Tools erleichtern den Prozess allerdings enorm. Bei yasoon planen wir Meetings in fünf einfachen Schritten - Confluence und Outlook helfen uns dabei.

Schritt 1: Gute Agenda – gutes Meeting

Wenn keiner weiß, worum es geht, ist das Meeting zum Scheitern verurteilt. Wir planen alle unsere Meetings in Outlook. Der Organisator legt einen Meeting Request zur gewünschten Zeit an und kann mit unserer App Outlook Meetings for Confluence direkt die Agenda in einer Sidebar erstellen – alles basierend auf Confluence, unserem Tool für Meeting-Notizen.

Versendet der Organisator den Termin an das Team sehen alle Eingeladenen, was auf der Agenda steht – und können sie ganz einfach selbst anpassen. Gesprächspunkte ergänzen, Zeiten oder Speaker ändern geht direkt aus Outlook heraus. So werden alle von Anfang an in die Meeting-Planung involviert und jeder weiß, worauf er sich vorbereiten muss.

Bei einigen Themen ist es sogar sinnvoll, jedem die Möglichkeit zu geben, seinen Beitrag zum Meeting selbst in die Agenda einzutragen. So kann jeder seinen Slot füllen – denn wir gehen davon aus, dass jeder im Meeting auch eine wichtige Sichtweise hat – und niemand wird übergangen.

Schritt 2: Wissen zur Vorbereitung zur Verfügung stellen

Und wie läuft die Vorbereitung ab? Wir nutzen die im Termin verlinkte Meeting-Notes-Seite in Confluence als Hub für alle Infos rund um das Meeting. Dort wird Vorbereitungsmaterial verlinkt und das Briefing eingetragen.

Außerdem ist Confluence auch unser Wiki für alle Workflows und Checklisten zu Projekten, sodass der grobe Ablauf eines Projekts häufig schon existiert und nur noch abgerufen werden muss. Sehr praktisch für Kick-off-Meetings und für die Aufgabenverteilung währenddessen.

Schritt 4: Das Meeting

Wenn alle zum Meeting zusammenkommen, ruft der Meeting-Organisator die Confluence-Seite des Termins auf – dort sind auch alle Agendapunkte und die Ziele erfasst. Gerade das Ziel des Meetings noch einmal allen ins Gedächtnis zu rufen, hilft Kurs zu halten. Denn ist das Ziel erreicht, ist das Meeting zu Ende. Gerne auch früher als angegeben.

Während des Meetings nutzen wir diese Confluence-Seite auch, um Gesprächsnotizen und Aufgaben festzuhalten. Ansonsten gilt aber die Regel: Laptops und Handys sind tabu. Sie stören nur die Aufmerksamkeit der Teilnehmer.

Ideen, die gerade nicht auf das Ziel einzahlen, nehmen wir ebenfalls in eine Ideensammlung in Confluence auf. So wissen wir, dass nichts verloren geht, sprengen aber nicht den Zeitrahmen des Meetings.

Schritt 5: Nach dem Meeting ist vor der Umsetzung

Da alle Notizen und Aufgaben schon in Confluence erfasst sind, kann jeder Meeting-Teilnehmer ganz einfach darauf zugreifen. Dieses Protokoll kann auch im Nachgang noch von jedem ergänzt oder angepasst werden. Die Teilnehmer haben ihre To Dos im Überblick und können direkt mit der Umsetzung starten.

Mit der Kombination aus cleveren Tools und guten Regeln haben wir bei yasoon unsere Meetings effizienter gemacht. Dabei hilft uns vor allem unsere App Outlook Meetings for Confluence.