Dokumentenmanagement mit Confluence und Office 365

Confluence ist ein großartiges Werkzeug, um im Team zusammenarbeiten, Wissen zu teilen und zu dokumentieren. Und eigentlich brauchen wir Confluence-Fans auch fast nichts weiter. Aber eben nur fast.

Fast bedeutet für mich, dass ich trotzdem

• intensiv mit Tabellen arbeite – sei es für eine Kalkulation oder auch für die Planung.
• Präsentationen gern professionell gestalte – sprich mit allem arbeite, was PowerPoint so kann.
• Dokumente gestalte, die nachher als PDF oder gedruckt richtig gut aussehen müssen.

Bei den oben genannten Fällen möchte ich in der Anwendung keine Kompromisse eingehen und bin deshalb dafür, eher ein Spezialtool zu verwenden. Und Beides schließt sich definitiv nicht aus, sondern kann sich im besten Fall sogar wunderbar ergänzen.

In Confluence erkläre ich beispielsweise auf einer Wiki-Seite, wie eine Datei zu verwenden ist oder beschreibe den Kontext zu einem fachlichen Problem. Die Office-Datei enthält wiederum die passende Vorlage oder das Masterdokument. Der Confluence Standard bringt für die Verwaltung von Office-Dateien bereits viele Vorteile mit:

• Dokumente können als Anhang an einer Seite verwaltet werden
• Volltextsuche für Dokumentenanhänge
• Einbinden von Office Dokumenten direkt in Wiki-Seiten
• Inline-Kommentare auf Office-Dokumenten

Das Alles funktioniert bestens, solange die Bearbeitung der Dokumente nicht aus Confluence heraus organisiert ist. Denn Confluence an sich ist kein Dokumentenmanagement System im Sinne einer Dateiverwaltung.

Um wichtige Funktionen eines Dokumentenmanagement Systems auch in  Confluence nutzen zu können, müssen diese per App ergänzt werden:

Cenote Lockpoint - Attachment Checkout

Mit dieser App können Dokumente aus der Anhangsübersicht heraus für die Bearbeitung gesperrt werden. So wird verhindert, dass Änderungen überschrieben werden.

GoEdit - Simply edit attachments!

Mit dieser App können Dateien aus Confluence heraus in der jeweiligen Fachanwendung bearbeitet und danach als neue Version zurück in Confluence gespeichert werden.

SharePoint Online Connector for Confluence

Diese App bringt Dokumentenmanagement-Flair für Confluence und ist meine favorisierte Alternative – immer vorausgesetzt SharePoint online oder onPremise ist im Hause. Die zu bearbeitenden Dokumente werden statt in Confluence nun in einer SharePoint Dokumentenbibliothek verwaltet.

Das bringt folgende Vorteile:

• Dokumentenbibliotheken können mit Metadaten angereichert werden. Dies erleichtert die Filterung von Dokumenten z.B. nach bestimmten Themen.
• Dokumentenbibliotheken können mit Ordnern strukturiert werden.
• Es lassen sich für Dokumente Haupt- und Nebenversionen verwalten.
• Bei Bedarf können Hauptversionen nur für bestimmte Benutzerberechtigungen sichtbar gemacht werden.
• Bei Bedarf ist es möglich, Einzelberechtigungen auf Ordner oder Dokumente zu setzen.
• Eine Bearbeitung der Dokumente direkt in Office Online ist möglich – auch mit mehreren Personen.
• Öffnen von Dokumenten aus SharePoint heraus auch in der Desktop-Variante von Office – damit kann das Dokument auch offline bearbeitet werden.

Wie verbinde ich die Vorteile beider Systeme miteinander?

Mit dem SharePoint Online Connector for Confluence lassen sich diese Dokumentenbibliotheken nun entweder komplett oder auch teilweise per Makro auf einer Wiki-Seite einbinden.

• Als komplette Bibliothek: Ordnerstrukturen sind in Confluence navigierbar
• Teilweise – entweder als View oder nur ab einem bestimmten Ordner
• Dokumente können aus Confluence heraus in eine SharePoint Bibliothek hochgeladen werden
• Dokumente können aus Confluence heraus in Office bearbeitet werden – ohne lästiges download/upload

Sie wollen mehr zu Dokumentenmanagement mit Confluence und Office 365 erfahren? Sehen Sie sich unsere Webinaraufzeichnung zu diesem Thema an.