Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Von analog zu digital: so gelingt es
Was bedeutet Digitalisierung?
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bezieht sich auf den Einsatz digitaler Technologien zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen. Sie umfasst die Umwandlung analoger Prozesse in digitale Formate, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeutet, traditionelle, papierbasierte Abläufe in elektronische und gleichzeitig automatisierte Prozesse zu überführen. Dabei werden manuelle Schritte durch digitale Lösungen ersetzt, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Das Ziel dahinter ist es, Kapazitäten der Mitarbeitenden für wichtige Themen zu sichern – allen voran Qualitätssteigerungen und Neuerungen.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Effizienzsteigerung
Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen.
Fehlerreduktion
Digitale Prozesse minimieren menschliche Fehler und verbessern die Genauigkeit.
Schnellere Bearbeitung
Elektronische Workflows beschleunigen die Verarbeitung von Dokumenten und Daten.
Bessere Datentransparenz
Digitale Lösungen ermöglichen einen klaren Überblick über den Status von Prozessen.
Ortsunabhängig
Eine digitalisierte Arbeitslandschaft erlaubt problemlos, remote zu arbeiten.
Welche Arbeitsabläufe lassen sich digitalisieren?
Wie ist das Vorgehen bei einer Prozessdigitalisierung?
Machen Sie sich einen Plan, bevor Sie mit der Digitalisierung beginnen. Analysieren Sie die aktuellen Prozesse, um ineffiziente Abläufe zu erkennen. Dann sehen Sie, welche Prozesse am meisten von einer Digitalisierung profitieren würden. Nur so werden Sie produktiver und effizienter.
Legen Sie fest, wie die Arbeitsabläufe nach der Digitalisierung aussehen sollen. Augehend von der Ist-Analyse können Sie entscheiden, ob die Abläufe gleich bleiben oder transformiert werden sollen. Berücksichtigen Sie Ihre Ziele, Anforderungen, sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten alle Beteiligten. Die Definition der Soll-Prozesse ist wichtig, um die Anforderungen an die Software zu ermitteln, die Sie für die Digitalisierung verwenden werden.
- Microsoft bietet eine Vielzahl von Tools, die Ihnen bei der Digitalisierung helfen. Sie sind kompatibel, skalierbar, sicher, nutzungsfreundlich und haben einen führenden Support. Mehr dazu finden Sie hier.
- Microsoft 365: Bietet Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint sowie Kollaborationswerkzeuge wie Teams.
- Power Automate: Ermöglicht die Automatisierung von Workflows und die Integration verschiedener Dienste.
- Power BI: Hilft bei der Datenanalyse und der Erstellung von interaktiven Berichten.
- Dynamics 365: Eine umfassende Lösung für CRM und ERP, die Geschäftsprozesse integriert und optimiert.
- Copilot: Mit der Vollintegration des KI-Dienstes in die Microsoft-Anwendungen, ergeben sich von Datenanalyse über Kundensupport viele Erleichterungen, die in Prozesse integriert werden können.
- Copilot Studio: Mit einem benutzerdefinierten KI-Modell lassen sich unternehmensspezifische Modelle erstellen. Als Low-Code-Plattform wird sie außerdem Citizen Development noch einfacher machen.
Nach der Auswahl der richtigen Software geht es an die Implementierung. Hierbei sollten Sie schrittweise vorgehen und zunächst Pilotprojekte starten, um die neuen Lösungen zu testen und anzupassen.
Die Akzeptanz der neuen Technologien durch Ihre Mitarbeitenden ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung. Bieten Sie umfassende Schulungen an und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die neuen Tools effektiv nutzen können.
Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Überwachen Sie die Leistung Ihrer digitalisierten Prozesse kontinuierlich und suchen Sie nach Möglichkeiten zur weiteren Optimierung.
Wie geht Automatisierung KI-getrieben?
Durch KI entstehen noch mehr Möglichkeiten, zu automatisieren. Denn Künstliche Intelligenz ist schlichtweg eine Automatisierungsmaschinerie. Hier sollten wir den Mut beweisen, Prozesse neu aufzusetzen, statt sie zu kopieren. Ein Beispiel aus der Bankenbranche: die Deutsche Bank hat sich zum Ziel gesetzt, seine Risikomodelle KI-getrieben zu automatisieren. Dadurch bekommen die Mitarbeitenden innerhalb von Minuten eine erste Kenngröße und können Kunden dementsprechend beraten. Die Sachbearbeitenden können sich so auf spezielle Fälle fokussieren.
Mit Copilot Studio bietet Microsoft Unternehmen die Möglichkeit,selbst virtuelle Assistenten zu erstellen. Dank nutzungsfreundlicher Oberfläche können Sie auch ohne tiefergehende Programmierkenntnisse leistungsstarke KI-gestützte Chatbots erstellen. Diese können natürlich einfache Antworten auf häufig gestellte Fragen bereitstellen, aber auch komplexer Probleme durch Gespräche lösen.
Welche Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen gibt es?
Auch wenn die Vorteile überwiegen, gibt es einige Herausforderungen:
- Integration mit bestehenden Systemen: Es kann schwierig sein, neue digitale Lösungen nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen zu integrieren.
- Datensicherheit: Bei der Digitalisierung müssen stets die Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden.
- Prozessuale Betrachtung: Bei Prozessen passiert es leicht, einzelne Prozesse perfekt zu optimieren. Tatsächlich entstehen dagegen die meisten Einsparungen bei bereichsübergreifenden Prozessen, die viele Beteiligte entlastet. Kurz: weniger Klein-Klein, mehr Gesamtprozess.
- Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende können skeptisch gegenüber neuen Technologien sein.
Lässt sich der Nutzen von Digitalisierung messen?
Effekte über KPIs messbar machen
Es lohnt sich, den Weg von haptisch zu digital und automatisiert zu gehen. Das erkennt man am besten an Metriken. Hier sind einige der KPIs, die wir unseren Kunden empfehlen:
- Durchlaufzeit (daraus Zeitersparnis sowie ROI)
- First Pass Yield (FPY = Anzahl der fehlerfreien Einheiten bspw. pro 100 Einheiten)
- Fehlerquote/ Ausschussrate
- Systemverfügbarkeit
- Nutzungsrate
- Zufriedenheit der Nutzenden
Fazit
Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Schritt für jedes Unternehmen, das seine Effizienz steigern und Wettbewerbsfähigkeit halten möchte. Mit den richtigen Tools von Microsoft und einer durchdachten Strategie gestalten Sie die Digitalisierung und Automatisierung erfolgreich. Bleiben Sie dabei flexibel, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden und optimieren Sie kontinuierlich Ihre Prozesse, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Wenn Sie Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse benötigen, kann ein Beratungsunternehmen wertvolle Hilfe leisten. Expert*innen helfen Ihnen dabei, die richtigen Strategien zu entwickeln und die Implementierung effizient zu gestalten.
Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Communardo
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