Das Kanban-Prinzip im Überblick
Die Basics des Projektmanagement-Tools, samt digitaler Umsetzung mit monday.com
Mit Kanban-Tafeln können Sie ihre Arbeitsprozesse, Projektabläufe und allgemeine Aufgabenorganisation effizienter gestalten. Kanban visualisiert vor allem und hilft Ihnen dabei, effizienter zu werden, was Ihr Projektmanagement auf das nächste Level hebt. Ich erläutere die Grundlagen und gebe Ihnen Tipps
Was ist ein Kanban-Board?
Eine Kanban-Tafel ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie Aufgaben und deren Fortschritt auf einen Blick sehen. Die Tafeln visualisieren den Projektablauf und unterteilen ihn in machbare Aufgaben – es bricht also Komplexität. Die Teammitglieder können sich darauf konzentrieren, schrittweise die Aufgaben zu erledigen.
Gleichzeitig halten Sie mit Kanban Ihre Teammitglieder über Aufgaben, Fälligkeitsdaten und relevante Informationen dem Laufenden und das gesammelt an einem Ort.
Spalten
Die Spalten repräsentieren die Phasen des Arbeitsablaufs, wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.
Karten
Jede Karte stellt eine Aufgabe oder ein Projekt dar und bewegt sich durch die Spalten je nach Fortschritt.
Grenzen für den Arbeitsfortschritt
Die Grenzen für den Arbeitsfortschritt schränkt die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben ein.
Swimlanes
Die Swimlanes (deutsch: Schwimmbahn) sind die horizontale Unterteilung zur Trennung und Kategorisierung von Aktivitäten, zum Beispiel nach Team oder Abteilung.
Tags
Die Karten-Tags dienen zur Kategorisierung und Organisation der Aufgaben. Ziele werden definiert und kritische Aufgaben hervorgehoben.
Die Grundprinzipien von Kanban:
Vorteile von Kanban-Tafeln für das Projektmanagement
Durch die Flexibilität von Kanban werden kontinuierliche Veränderungen ermöglicht, ideal für Ihre fortlaufenden Arbeitsabläufe. Dabei funktioniert Kanban am besten, wenn Aufgaben innerhalb eines Teams und mit wenig Abhängigkeiten erledigt werden.
- Stärkt den Fokus: Durch die Visualisierung können Teammitglieder ihre Aufgaben besser verstehen und sich auf ihre Arbeit konzentrieren. Dazu kommt, dass alle eine klare Übersicht haben, welche Aufgabe von welcher Person übernommen wird, womit Ablenkungen verringert werden.
Verbessert die Kommunikation: Kanban erleichtert die Kommunikation im Team und mit Kund*innen, da jeder die Status der Projekte kennt. Die Kommentarmöglichkeit unter den jeweiligen Karten und Aufgaben schafft Transparenz.
Setzt effektive Prioritäten: Durch die Priorisierung konzentriert sich das Team auf die wichtigsten Aufgaben. Die Zeit der Mitarbeitenden wird effizient jenen Aufgaben gewidmet, die einen tatsächlichen Mehrwert bringen.
Praktische Umsetzung von Kanban
Kanban-Tafeln bestehen klassischerweise aus Post-its – diese Haptik hat durchaus etwas. Auch ich streiche immer noch gerne Punkte von meiner To-Do-Liste und zerknülle Post-its mit Aufgaben. Die Vorteile für eine digitale Lösung überwiegen da sie orts- und zeitunabhängig, voll durchsuchbar und jeder Schritt direkt dokumentiert und nachvollziehbar ist. Mein Tool der Wahl ist dabei monday.com. Wenn das Programm bei Ihnen schon läuft, können Sie direkt ein Kanban Board anlegen. Wenn Sie monday.com noch nicht kennen, nutzen Sie gerne die Testversion. Bei der Einrichtung helfen wir, von Communardo, Ihnen gern, um ein ideales Kanban-Board für Ihre Bedürfnisse zu erstellen.
In vier Schritten zum Kanban Board mit monday.com
Tafel erstellen
Um die Kanban-Methode in monday.com zu nutzen, erstellen Sie eine Tafel in Ihrem Konto. Sie können eine neue Tafel erstellen oder eine Vorlage auswählen.
Kanban-Ansicht einrichten
Passen Sie die Spalten und Anzeigeoptionen nach Ihren Bedürfnissen an.
Karten entlang des Arbeitsablaufs verschieben
Nutzen Sie die Kanban-Tafel, um Aufgaben durch den Workflow zu bewegen und Probleme schnell zu erkennen.
Auswertung
Verfolgen Sie die Durchlaufzeiten und den Fortschritt Ihrer Projekte.
Kanban-Funktionen, die monday.com Ihnen bietet
Eine leichte Bedienung unterstützt von der Drag-and-Drop-Funktion und ein einfaches und visuelles Design erfordert keine zusätzlichen Einarbeitungen oder Schulungen.
Vielseitige Anpassungsmöglichkeiten für die Darstellung von Daten je nach Ihren Anforderungen. monday.com bietet ein Tool mit dem Sie sich schnell über den Gesamtfortschritt, der jeweiligen Arbeitsbelastung der Teammitglieder oder einzelne Projekt- und Aufgabenübersichten informieren können. Mit einem Blick sind Sie auf dem neusten Stand.
Damit die Effizienz noch mehr gesteigert wird, bietet monday.com verschiedene Möglichkeiten, Ihre Tafel und Kanban-Optionen zu individualisieren. Dazu gehört eine Farbcodierung, das Hinzufügen von Unterpunkten und Filesharing-Funktionen, sodass Sie alle Informationen simultan erkennen.
monday.com ist eine zentrale Plattform für Kommentare, Dateifreigabe und Updates. Somit minimieren Sie externe Teammeetings und E-Mail-Verkehr und haben einen Überblick.
Mit selbstdefinierten Aspekten Ihres Arbeitsablaufes übernimmt monday.com automatisch Aufgaben – beispielsweise können zu bei Beendigung von Aufgaben Informationen an die Personen gesendet werden, die die anschließenden Tasks übernehmen. Das Automatisieren von Routineaufgaben führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und steigert die Konzentration auf wichtige Themen.
Eine nahtlose Übertragung Ihrer Daten zwischen verschiedenen Tools und Anwendungen, die sie bereit in ihren Arbeitsabläufen implementiert haben, steigert die Effizienz der Kanban-Board. monday.com bietet über 70 Integrationen für verschiedene Abteilungen, sodass die Einführung von Kanban-Tafeln so mühelos wie möglich ist.
monday.com deckt noch mehr Funktionen ab und ist ein integriertes Tool und eine starke Kollaborationsplattform – egal, ob für Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagement.
Kurz und bündig
Ich empfehle Kanban-Projektmanagement, da sie eine effektive Methode ist, um Projekte zu visualisieren und den Arbeitsfluss zu optimieren. Gerade Teams mit hoher Spezialisierung profitieren davon, da die Status von Aufgaben schnell erfassbar sind. Verknüpft mit monday.com bringen die automatischen Trigger noch mehr Erleichterung. Und man kann sich weder sprichwörtlich noch tatsächlich verzetteln.
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Dennis RohrschneiderBusiness Line Manager monday.com
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