Bottom-up- vs. Top-down-Projektmanagement 101

Der Top-down-Ansatz für das Projektmanagement bedeutet, dass Sie mit dem endgültigen Ergebnis (Projektziel) beginnen und es in kleinere, besser überschaubare Aufgaben aufteilen. Diese Aufgaben können weiter in Unteraufgaben – also sehr detailliert – unterteilt werden und dann einzelnen Teams und/oder Teammitgliedern innerhalb dieses Teams zugewiesen werden.

Beispiel: Sie müssen den FAQ-Bereich auf Ihrer Website aktualisieren. Dies ist eine Aufgabe, die Ihr Team bereits in der Vergangenheit erledigt hat. Der Umfang ist klar, der Zeitplan definiert, die Teilaufgaben klar. Ein perfekter Zeitpunkt für einen einfachen Top-down-Ansatz. 

Ein Top-down-Ansatz ist tendenziell autokratisch. 

Der Bottom-up-Ansatz für das Projektmanagement bedeutet, dass Sie mit einem Brainstorming möglicher Lösungen beginnen, um das endgültige Ergebnis zu erreichen. Mit anderen Worten: Sie kennen das Projektziel, sind sich aber (noch) nicht sicher, wie Sie es erreichen können. Bei einem Bottom-up-Ansatz arbeiten alle Teammitglieder zusammen, um die notwendigen Aufgaben zum Erreichen des Endprodukts zu bestimmen. 

Beispiel: Sie beginnen mit der Entwicklung eines völlig neuen Produkts auf der Grundlage des Feedbacks Ihrer Kunden. Sie brauchen den Input des gesamten Teams, da Sie diesen Prozess noch nie zuvor durchlaufen haben. In dieser Situation funktioniert ein Bottom-up-Ansatz am besten. 

Bottom-up ist tendenziell demokratischer (wir sind nicht sicher, wie wir es machen sollen, aber als Team werden wir es schon herausfinden). 

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die verschiedenen Management-/Führungsstile ein, diskutieren die Vor- und Nachteile von Top-down und Bottom-up für das Projektmanagement und erläutern, wie monday.com Sie bei der Wahl Ihres Ansatzes unterstützen kann! 

Wenn es um Management und Führungsstile geht, gibt es ebenfalls zwei verschiedene Ansätze. Auch hier gibt es eine Überraschung: Top-down vs. Bottom-up. 

monday.com ist ein starker Verfechter eines Top-down-Management- und Führungsansatzes.
Tatsächlich ist das Führen mit einem Bottom-up-Ansatz einer der 5 Fallstricke, die unerfahrene (und manchmal erfahrenere) Manager häufig begehen. 

Wir schlagen vor, ein "Stand-up"-Meeting als eine der täglichen Aufgaben einer Führungskraft einzuführen. In diesen kurzen, spezifischen Besprechungen wird der Status und die Aufgaben mit jedem Teammitglied besprochen. Damit stellt man sicher, dass jeder auf dem richtigen Weg ist, seine Ziele zu erreichen. Probleme, die dem Projekterfolg gefährden, können dadurch eher identifiziert und beseitigt werden. Eine bessere Unterscheidung zwischen wichtig und dringend hilft das Ziel schneller zu erreichen.

Führung durch einen Bottom-up-Stil wird sehr schnell unübersichtlich. Es ist schwierig zu verstehen, wo ein Projekt steht, wenn man nur den Status der Aufgabenerledigung betrachtet - es fehlen die Daten, die diese spezielle Aufgabe unterstützen. 

Die Verwaltung von Bottom-up ist so, als würde man den Abschluss einer Bergbesteigung durch Zählen der Schritte auf dem Weg zum Gipfel feststellen - die Wahrscheinlichkeit, dass man bei dieser Zählung die richtigen Annahmen getroffen hat, ist wie ein Lottogewinn. Das Zählen von sichtbaren Kontrollpunkten ist besser und das Einzige, was Sie wirklich brauchen. 

Im Allgemeinen funktioniert dieser Top-down-Ansatz in der Führung von Designern und in der Softwareentwicklung gut, da ein "Reverse Product Engineering"-Stil ein besseres Endprodukt bedeutet. 

Ein Top-down-Ansatz für das Projektmanagement funktioniert in der Regel besser, wenn es eine klare Richtung und ein Gesamtverständnis dafür gibt, wie ein Projekt in die größeren Ziele der Organisation passt. Ein Top-down-Ansatz ist oft am sinnvollsten, bei wiederkehrenden Projekten, die schon einmal erfolgreich durchgeführt wurden. Die Prozesse wurden bereits modelliert und etabliert.

Ein guter Projektmanager ist in der Lage, die großen Aufgaben schnell zu erkennen, während sich das Team auf die täglichen Ergebnisse konzentriert. 

Möglicher Nachteil: Einige der feineren Projektdetails können übersehen werden. 

Ein Bottom-up-Ansatz für das Projektmanagement eignet sich besser für brandneue Projekte, d. h. für Projekte, in denen Ihr Team noch keine Erfahrung hat. Dieser Ansatz bedeutet, dass die Teams mit dem Brainstorming beginnen und unbekannte Risiken identifizieren können. 

Diese Vorgehensweise bedeutet, dass sich mehr Teammitglieder in den Prozess einbringen können - es entsteht ein freier Fluss von Ideen und Informationen. Dies wiederum bedeutet oft, dass mehr "out of the box" gedacht wird, da jeder Einzelne verschiedene Lösungen für die anstehenden Aufgaben durchdenkt. 

In der Regel bedeutet ein Bottom-up-Ansatz, dass es mehr Details gibt. 

Möglicher Nachteil: Zeitaufwendig und ressourcenintensiv. 

Bei der Schätzung der Aufgabendauer, einer entscheidenden Komponente jedes Projektplans, verwenden Manager häufig sowohl einen Bottom-up- als auch einen Top-down-Ansatz:   

• Bottom-up-Schätzung: Hier können die Teams schätzen, wie lange die einzelnen Teilaufgaben dauern werden. Diese Zeit wird dann zu einer Gesamtschätzung der Zeit bis zur Fertigstellung des Projekts zusammengerechnet. 

• Top-down-Schätzungsansatz: Beginnt mit einer Schätzung, wie lange das gesamte Projekt dauern wird, und schlüsselt es dann in die verschiedenen Aufgaben auf. 

Die gleichzeitige Anwendung eines Bottom-up- und eines Top-down-Ansatzes gewährleistet eine genauere Gesamtzeitschätzung.