Abkündigung von Viva Topics: Und jetzt?

Microsoft schickt Viva Topics am 22. Februar 2025 in den Ruhestand – bereits seit diesem Februar wird Topics nicht mehr weiterentwickelt. Doch mit Copilot gibt es künftig neue und noch cleverere Möglichkeiten, das Wissensmanagement in Organisationen zu gestalten. Wie Sie sich auf das End of Life (EOL) von Viva Topics einstellen können, erläutere ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag.

Warum stellt Microsoft Viva Topics ein?

Microsoft Viva Topics ist bisher die Wissensmanagement-Lösung innerhalb der Viva-Plattform. Damit konnten Unternehmen ihre Ressourcen organisieren und den Zugriff auf vorhandenes Wissen über die Microsoft 365-Plattform hinweg erleichtern. Die Entscheidung, Viva Topics auslaufen zu lassen, steht im Zusammenhang mit der Einführung von Copilot, dem AI-Powerhouse von Microsoft. Die Vision dieses Ansatzes ist, Wissen nahtlos in die Ergebnisse von Suchanfragen und Prompts im Copilot-Chat einfließen zu lassen.

Was sind die Alternativen zu Viva Topics?

Welche Tools können anstelle von Viva Topics genutzt werden

Je nach dem bestehenden Offset, wie Viva Topics aktuell genutzt wird, bieten sich unterschiedliche Lösungen an. Deswegen empfehle ich, jetzt den Übergang zu planen und andere Tools mit Blick auf die aktuellen Anforderungen zu bewerten. Denn das knappe Jahr bis zum EOL vergeht schnell.
Nach wie vor bleibt das Veröffentlichen und Organisieren von Wissensartefakten ein wichtiger Bestandteil des Wissensmanagements. Wissen dort verfügbar machen, wo es benötigt wird, ist ein Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Mit Microsoft Search gelingt es schon heute, die besten Suchergebnisse über vorhandene Wissensbestände auch innerhalb einer Organisation zu ermitteln. Microsoft Copilot verknüpft bald auch interne Quellen mit Personen und bindet bei Bedarf auch externe Inhalte mit ein. Es liegt daher auf der Hand, Copilot als direkte Alternative zu Viva Topics aufzusetzen – gerade auch, weil es auf KI basiert und tief in das Ökosystem und Tools von Microsoft 365 integriert ist.

Wir bei Communardo empfehlen eine smarte Lösung, die keine manuelle Wissensspeicherung vorsieht, sondern die Discovery neuen Wissens – also das Entdecken relevanter Inhalte und Verknüpfung dieser – zulässt. Auch in Verbindung mit Viva Engage entsteht so ein wertvoller Ansatz, Schwarmwissen in Unternehmen anzuzapfen.

Starten Sie mit Copilot durch

Welche Schritte zur Anpassung müssen Sie vornehmen?

Am 23. Februar 2025 werden Themenseiten von Viva Topics zu SharePoint Standard-Seiten. Vorhandene Inhalte bleiben also bestehen. Um von Themenanalysen und cleverer Verknüpfungen zu profitieren, bedarf es neuer Lösungen, für die Unternehmen sorgen müssen. Ausgehend von der Evaluierung und Entscheidung für eine Technologie innerhalb (oder außerhalb) der Microsoft 365 Suite bedarf zur Auswahl der neuen Lösung weiterer Schritte.

Schritte zur Ablöse von Viva Topcis

Entscheidung für neue Lösung
basierend auf der Evaluierung von Alternativen
Aktualisierung der IT-Strategie
zur Integration der neuen Lösung
Offset einer neuen Lösung
zur Gewährleistung eines nahtlosen Übergangs
Information an die Nutzenden
in Viva Topics wird keine Information ausgestrahlt
Schulungen
für Mitarbeitende zu neuen Tools und Technologien

Welche Rolle wird KI im Wissensmanagement spielen?

KI gewinnt an Bedeutung im Wissensmanagement

Der große Mehrwert von Viva Topics basierte darauf, dass darin bereits KI-Technologienam Werk waren: damit waren automatisierte Einblicke in Datenbestände und personalisierte Empfehlungen möglich. Microsoft denkt dies nun weiter und denkt damit das Wissensmanagement neu. Mit dem passenden Berechtigungskonzept für SharePoint kann Copilot zum Unternehmensgehirn werden. Auf Grundlage vorhandener und verteilter Wissensbestände kann Wissen künftig dynamisch und ad hoc bezogen werden – sogar ohne Kenntnis einer konkreten Wissenslücke.
Der Stellenwert passender Prompts gewinnt damit an Relevanz bei den Endnutzenden und bei den Kurator*innen des Wissens.

Fazit

Microsoft konzentriert sich auf die Entwicklung neuer, KI-gestützter Wissensmanagement-Erfahrungen mit Microsoft Copilot und Microsoft 365. Viva Topics wird 2025 zwar abgemanagt – allerdings mit Ausblick auf eine noch umfassendere Wissensverteilung. Unternehmen werden hier von Microsoft in Richtung Zukunft gestupst, denn Wissensmanagement-Lösungen unter Einbezug von Copilot integrieren sich über mehr Interaktivität und Personalisierung viel selbstverständlicher in den Arbeitsalltag von Organisationen. Für Fachkräfte aus dem Wissensmanagement und deren Konterparts aus der IT heißt es daher, ihre Lösung neu zu denken. Anfangen von Null müssen sie jedoch keinesfalls, denn mit einer sauberen Struktur in SharePoint Online und Copilot steht Abhilfe schon bereit.