Digital for the Win – so arbeitet der Verein für Innere Mission in Bremen mit Microsoft 365
Effizientes Qualitätsmanagement, modernes Intranet & optimiertes Ticketsystem auf Basis von SharePoint Online
Nicht eine, nicht zwei, sondern drei passende Lösungen auf Basis von SharePoint Online hat der Verein für Innere Mission in Bremen gemeinsam mit Communardo eingeführt. Den Auftakt bildete die Neugestaltung des veralteten Intranets, das mit einer unzureichenden Suchfunktion und unübersichtlichen Inhalten die tägliche Arbeit erschwerte. In enger Zusammenarbeit entstand ein modernes Intranet auf Basis von SharePoint Online, welches die interne Kommunikation und Informationsverwaltung der Mitarbeitenden deutlich verbessert. Doch das Projekt ging noch weiter: Parallel entwickelten die Teams eine innovative Lösung für das digitale Qualitätsmanagement und implementierten ein zentrales IT-Ticketsystem, um Supportanfragen effizient zu bündeln und zu steuern.
Intranet
Die übersichtliche Startseite des Intranets bündelt interne Nachrichten, Veranstaltungen und Ressourcen an einem zentralen Ort. Eine intuitive Navigation erleichtert allen Mitarbeitenden den schnellen Zugriff auf relevante Informationen.
Qualitätsmanagement
Das Qualitätsmanagement visualisiert individuelle Prozesslandkarten und zentrale Dokumentenablagen. Intuitive Genehmigungs- und Erinnerungsworkflows unterstützen die Mitarbeitenden bei der effizienten Verwaltung und Nachverfolgung von Qualitätsprozessen.
IT-Ticketing
Die offenen Tickets demonstrieren, wie Mitarbeitende der IT, Anfragen strukturiert erfassen und priorisieren. Dank integrierter FAQ- und Knowledge Base-Funktionen können wiederkehrende Anfragen schnell gelöst werden.
Die Möglichkeiten der digitalen Tools auf Microsoft 365-Basis Intranet, Qualitätsmanagement und IT-Ticketsystem in SharePoint Online
Die manuelle Verwaltung interner Prozesse stellte das Team des Vereins für Innere Mission in Bremen vor Herausforderungen: Informationen landeten verstreut in E-Mails, wichtige Dokumente waren schwer auffindbar, und eine einheitliche Struktur fehlte. Aus diesem Grund entwickelten sie gemeinsam mit Communardo eine moderne SharePoint-Lösung auf Basis von Microsoft 365, welche die Kommunikation und Zusammenarbeit klar und effizient gestaltet.
Im Fokus standen drei zentrale digitale Werkzeuge:
Ein modernes Intranet, das die interne Kommunikation verbessert und Informationen strukturiert bereitstellt
Ein digitales Qualitätsmanagement mit definierten Workflows, Genehmigungsprozessen und Prozesslandkarten für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Ein zentrales IT-Ticketsystem, das Supportanfragen bündelt und deren Bearbeitung effizient steuert
Besonders wichtig war eine nahtlose Integration in die bestehende Microsoft-Umgebung. So konnten die Mitarbeitenden auf vertraute Tools zurückgreifen, während gleichzeitig zusätzliche Lizenzkosten vermieden wurden.
Diese Kriterien waren entscheidend für den Verein für Innere Mission, Lösungen des digitalen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365 aufzubauen:
Individuell anpassbar
Die Lösungen sind flexibel an spezifischen Prozesse und Bedürfnisse anpassbar
Keine Zusatzkosten
Dank bestehender Microsoft 365-Infrastrukturen entstehen keine zusätzlichen Lizenzkosten
Übersicht
Eine übersichtliche Darstellung aller Daten hilft, jederzeit den vollen Überblick zu behalten
Zusammenarbeit
Die zentrale Plattform erleichtert die Zusammenarbeit, sodass Teams reibungslos und effizient agieren können
Produktivität
Optimieren Sie Ihre Prozesse im SharePoint visuell und steigern Sie so nachhaltig Ihre Produktivität
Eingesetzte Technologien von Microsoft
Vorgehen in den Projekten
Projektinitiierung
Kickoff-Meeting zur Abstimmung der Ziele und Einbindung aller relevanten Stakeholder.
Analyse & Anforderungsdefinition
Erfassung der Ausgangssituation und Festlegung der Anforderungen (z. B. getrennte Berechtigungen, Workflows) für alle Teilbereiche.
Konzeptentwicklung
Erstellung eines integrierten Lösungskonzepts auf Basis von MS365, das Intranet, Ticketing und Qualitätsmanagement abdeckt – ohne zusätzliche Lizenzen.
Konfiguration & Anpassung
Einrichtung und individuelle Anpassung der SharePoint Online Umgebung zur Umsetzung der QM-Funktionalitäten, Intranet-Struktur und IT-Ticketing-Prozesse.
Schulung & Rollout
Durchführung von Trainings für die IT, Kommunikationsverantwortlichen und Redaktionsteams, gefolgt vom schrittweisen Live-Schalten der Systeme.
Evaluation & Weiterentwicklung
Auswertung der Projektergebnisse, Feedbackrunden und Planung weiterer Digitalisierungsmaßnahmen zur kontinuierlichen Optimierung der Arbeitsprozesse.
Spotlight auf das Intranet Wissensmanagement, Veranstaltungsankündigungen u. v. m.
Das Kommunikationsteam des Vereins für Innere Mission in Bremen hat bei dem neuen Intranet auf eine klare und nutzungsfreundliche Struktur innerhalb des Intranets auf Basis von SharePoint Online gesetzt. Als zentrale Plattform für interne Kommunikation, Veranstaltungsankündigungen und Wissensmanagement sorgt das Intranet für mehr Transparenz und einen verbesserten Austausch innerhalb des Vereins. Gezielt geschulte Redaktionsteams pflegen die Inhalte eigenständig ein und halten das System stets aktuell.
Der Go-live markierte einen entscheidenden Wendepunkt: Seitdem läuft die interne Kommunikation konsequent über das Intranet. Informationen sind nicht mehr über verschiedene Kanäle verstreut, sondern gebündelt und leicht auffindbar. Damit ist der Mehrwert schnell deutlich: Informationen sind nun an einem Ort, leichter auffindbar und überall aktuell.
Zukunftsorientiertes Qualitätsmanagement
Strukturiert und transparent!
Das Qualitätsmanagement des Vereins für Innere Mission in Bremen hat sich durch den Einsatz von SharePoint Online grundlegend gewandelt. In enger Zusammenarbeit mit Communardo haben die Fachabteilungen individuelle Prozesslandkarten entwickelt, die Abläufe klar strukturieren und Verantwortlichkeiten eindeutig zuweisen.
Mit Genehmigungs- und Erinnerungsworkflows sind Dokumente schneller und effizienter freizugeben. Eine Power App digitalisiert zudem das Auditmanagement – so werden alle Prüfprozesse reibungslos dokumentiert und nachverfolgt. Zudem können die Bearbeitenden mithilfe eines persönlichen Cockpits, die im Rahmen von Audits zugewiesenen Maßnahmen übersichtlich einsehen und nachverfolgen.
Anfangs standen die Teams vor der Herausforderung, sich in die neue Struktur einzuarbeiten – beispielsweise bei der Erstellung von Seiten und der Darstellung von Zusammenhängen. Nach diesen anfänglichen Unsicherheiten sahen die Prozessverantwortlichen, wie schnell sie Standards, Formulare u. v. m. pflegen können und damit für gleichbleibende Qualität sorgen.
Dank des IT-Ticketsystems geht keine Anfrage mehr unter Mit Tickets und FAQ werden alle Probleme im Nu gelöst
Mitarbeitende der internen IT können dank des zentralen IT-Ticketsystems Anfragen effizienter gestalten. Nicht nur, weil alle Support-Kanäle in einem System gebündelt werden, sondern weil so auch Anfragen gezielter priorisiert und bearbeitet werden. Die Integration von FAQ- und Knowledgebase-Funktionen hilft dem IT-Team beim Lösen der Tickets und gleichzeitig den Mitarbeitenden außerhalb der IT, kleinere Fragestellungen selbst lösen zu können.
Dabei setzte das IT-Team mit dem Ticket-System auf Basis von SharePoint Online auf Infrastruktur, die bereits aktiv war und verzichtete auf die Einführung eines spezialisierten Tools, um Medienbrüche zu vermeiden und Lizenzkosten zu sparen.
Mehrwerte der neuen Lösungen
Modernes Intranet
Die neue Plattform ersetzt die E-Mail-Kommunikation und dient als zentrale Informationsquelle. Zusätzlich sind Informationen durch eine leistungsstarke Volltextsuche schneller auffindbar
Effizientes Qualitätsmanagement
Berechtigungen und nachvollziehbare Workflows sorgen für mehr Übersichtlichkeit im Qualitätsmanagement
Zentrales IT-Ticketsystem
Anfragen priorisieren und mit einer Knowledgebase schneller bearbeiten
Von der Herausforderung zur Erfolgsgeschichte
Die Einführung eines überarbeiteten Qualitätsmanagements, Intranets und IT-Ticketsystems bedeutete für den Verein für Innere Mission in Bremen nicht nur technische Veränderungen, sondern auch einen echten Lernprozess für die Mitarbeitenden. Diese Entwicklung zeigt: Digitalisierung ist nicht nur ein technologischer Wandel, sondern auch ein Veränderungsprozess für die Menschen, die damit arbeiten. Durch die richtige Begleitung und Schulung konnten die anfänglichen Herausforderungen erfolgreich gemeistert werden.
Ein wichtiger Grundstein für die digitale Zukunft des Vereins ist nun gelegt. Das System ist flexibel erweiterbar und ermöglicht es dem Verein, weitere Digitalisierungsprojekte effizient umzusetzen. Als nächster Schritt ist unter anderem die Digitalisierung des Vertragsmanagements in Arbeit.
Was können wir mit den mächtigen Microsoft 365 Tools noch umsetzen? Die drei Teilprojekte waren ein Einstieg – jetzt schauen wir, wie wir diese Welt noch weiter erkunden können.
Über den Verein für Innere Mission in Bremen
Der Verein für Innere Mission in Bremen als Teil der Diakonischen Werke engagiert sich seit über 175 Jahren für Menschen in schwierigen Lebenslagen und bietet Unterstützung
Die Schwerpunkte liegen in den Bereichen Beratung, Jugendhilfe, Teilhabe, Wohnungslosenhilfe und ambulanter Pflege, um nachhaltige Hilfsangebote bereitzustellen
Mit rund 680 hauptamtlichen Mitarbeitenden und 300 Ehrenamtlichen ist der Verein in Bremen und dem Umland aktiv
Bildnachweis
Das Copyright des Fotos 1 liegt bei dem Verein für Innere Mission in Bremen, insbesondere bei Kerstin Rolfes. Wir bedanken uns bei dem Verein für Innere Mission Bremen für die freundliche Genehmigung.
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Ihre Ansprechpartnerin
Sabine KleinCustomer Success Managerin
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