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Projektmanagement und Servicesystem bei Bayernwerk

Marketing mit System durch Enterprise Service Management Projektmanagement mit Jira

Statt unter dem Radar und zwischen Tür und Angel sind die Aufgaben des Marketingteams von Bayernwerk nun in einem sortierten System – immer versehen mit Bearbeiter*in und Status. Dashboards geben die optimale Einsicht in Ergebnisse.

Dies ermöglichen die Systeme für Enterprise Service Management und Projektmanagement auf Basis von Jira. Diese bieten eine zentrale Informationsquelle mit klaren Kommunikationswegen und automatisierte Marketingprozesse, dank denen das Team effizienter arbeitet. Denn jede Aufgabe ist übersichtlich strukturiert und kann nahtlos bearbeitet werden. Damit ist die Transparenz innerhalb und außerhalb des Teams erheblich erhöht.

Direkt zum Blick in die Lösung

Kollaboration im Marketing-Team Fehlende Plattform für Information und Status

Damit das Marketing so belastbar wird, wie das Trassennetz

Das Marketing-Team von Bayernwerk Netz ist interner Dienstleister für die Geschäftsfelder und deren Management. Als solche haben sie regelmäßig Anfragen, Aufträge oder Ideeneingaben. Mit den bisherigen Kommunikationswegen aus E-Mail, Telefon oder Terminen stieß das Team an Grenzen:

  • Informationsweitergabe war zeitaufwendig
  • Hohes Risiko für Informationsverluste
  • Kein Überblick über alle Aufgaben und deren Status
  • Unklarheiten bei Zuständigkeiten
  • Fehlendes Tracking von Aufgaben und Projekten

Dominik Schleidgen, Marketing-Leiter von Bayernwerk Netz, wollte einen zentralen Eingangskanal für alle Serviceanfragen an das Marketing-Team schaffen. Zusätzlich wollte er größere Projekte und Themen sichtbar machen und effizient verwaltet wissen:

  • Klare Priorisierung von Aufgaben
  • Automatische Benachrichtigungen
  • Schaffung von Transparenz durch Dashboards

Die Wahl fiel schnell auf Jira als Lösung: alle Anforderungen konnten darüber optimal abgedeckt werden. Außerdem war die Atlassian-Toolchain beim Mutterkonzern E.ON bereits eingeführt. So setzte Communardo mit Jira Service Management ein ESM-Portal (Enterprise Service Management) und ein Projektmanagement-System auf, das miteinander verknüpft ist.

Implementierung von Jira Service Management

  1. Kick-Off Workshop

    Ausarbeitung der Anforderungen

  2. Konfiguration

    Einstellungen von Jira Service Management

  3. Optimierungen

    Anpassungen nach Testphase

  4. Schulungen

    Einführung in den Betrieb

Fragen Sie Ihre eigene Lösung an
Dominik Schleidgen, Leiter Marketing bei Bayernwerk
Unser Enterprise Service Management System war für mich ein Herzensprojekt. Es freut mich jedes Mal, zu sehen, wie gut es funktioniert.
Dominik Schleidgen, Leiter Marketing, Bayernwerk AG

Funktionen des Enterprise Service Management Systems

Automatisierte Marketingprozesse bei Bayernwerk

Zentraler Eingangskanal

Tickets mit Priorisierung, Zuweisung und Informationen

E-Mail-Benachrichtigungen

Automatisierte Marketingprozesse

Übersichten und Dashboard

Anfragen im Ticket-System

Anfragen und Aufträge werden zentral im ESM-System aufgenommen. Alle Mitarbeitenden können ein Ticket einstellen. Mithilfe eines Formulars wählen sie aus dem Service-Portfolio des Marketingteams und geben weitere Informationen in die Abfragefelder ein. Damit ist abgesichert, dass alle wichtigen Informationen vorhanden sind und jemand aus dem Marketingteam ohne umständliche Recherche beginnen kann, die Aufgabe zu bearbeiten.

Der Status der Tickets ändert sich automatisch, sobald eine nächste Stufe erreicht ist – beispielsweise, wenn Feedback von der Person erfragt wird, die das Ticket eingestellt hat. Ebenso erhalten die Beteiligten einer Aufgabe automatisch E-Mails.

Transparenz im Projektmanagement

Bei Kampagnen kann das Team selbst für jedes To-do Tickets einstellen und damit Prozesse lückenlos einhalten, da jede Aufgabe dokumentiert ist.

Tickets können verschiedenen Kategorien zugeordnet werden. Nach diesen kann das Team filtern. Auch nach Zuständigkeiten können die User filtern. Damit ist beispielsweise im Krankheitsfall schnell ersichtlich, welche Aufgaben ein anderes Teammitglied übernehmen muss.

Durch die Kategorisierung werden Kampagnen gut sichtbar. Ebenso sind Fortschritte visualisiert. Stets aktuelle Dashboards helfen zusätzlich, die Kennzahlen des Marketings direkt auf einen Blick zu sehen.

Das ESM-Portal mit dem Servicekatalog
Das ESM-Portal mit dem Servicekatalog
Formular mit Abragefeldern
Eines der Formulare mit spezifischen Abfragefeldern
Einsicht ins Projektmanagement
Projektmanagement mit klaren Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen
Dashboards
Übersicht dank Sichten und Dashboards

Mehrwert der Marketing-Tools Höhere Transparenz, Effiziente Prozesse und Verbesserte Zusammenarbeit

Bessere Zusammenarbeit, erhöhte Transparenz & Effizienz

Mit den Lösungen für ESM und Projektmanagement mit Jira hat das Marketingteam von Bayernwerk sein Effizienzniveau gehoben. Ein wesentlicher Vorteil der neuen Tools ist die höhere Transparenz: Jegliche Anfragen und Aufgaben sind für alle Teammitglieder sichtbar. Dies sorgt nicht nur für Klarheit im Arbeitsablauf, sondern ermöglicht es auch, den aktuellen Stand von Aufgaben jederzeit zu überprüfen.

Das klare Ticketsystem verbessert die Zusammenarbeit des Teams. Doppelarbeit wird durch klar verteilte Aufgaben und die strukturierte Kommunikation entgegengewirkt. Informationen zu Aufgaben sind für alle zugänglich und leicht wieder auffindbar. Damit können Aufgaben auch nahtlos übergeben werden.

Darüber hinaus haben die neuen Tools zu effizienteren Prozessen geführt. Automatisierungen zu Remindern für Feedback sparen wertvolle Zeit. Auch die Priorisierung von Tickets, die Zuweisung von Aufgaben und die Benachrichtigung der Teammitglieder erfolgt direkt am Ticket und ohne zusätzliche Datei, die gepflegt werden muss.

Nutzen auch Sie diese Mehrwerte

Über Bayernwerk

Bayernwerk ist Kunde von Communardo
  • Unternehmensgruppe für Gesellschaften rund um Strom, Gas, Wasser und Wärme in Bayern
  • Insbesondere die größten Tochtergesellschaften Bayernwerk Netz und Bayernwerk Natur treiben die Energiezukunft durch Netzausbau und Energie aus erneuerbaren Quellen voran
  • Bayernwerk besteht seit über 100 Jahren und ist seit 2001 eine Tochter des E.ON Konzerns
  • Am Hauptsitz sowie den über 20 Standorten in der Region beschäftigt Bayernwerk über 3.000 Mitarbeitende
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Bildnachweis

Das Copyright der Fotos 1 bis 4 liegt bei Bayernwerk AG bzw. deren Töchtern. Die Urheber sind wie folgt 1: Julia Reindl, 2: Robert Piffer, 3: Adrian Reimann. Wir bedanken uns bei Bayernwerk für die freundliche Genehmigung. 

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