Modern, hybrid Work für Mitarbeiterzufriedenheit bei OKE
Der Change-Prozess zu hybrider Arbeitskultur
Die Produkte von OKE stecken so gut wie in jedem Auto: Das Unternehmen stellt anspruchsvolle technische Bauteile und Komponenten für die Automobilbranche oder Möbelproduktion her. Die ländlich gelegenen Standorte bieten OKE genügend Platz für die Produktion der speziellen Plastik- und Metallteile und sorgen für gute Anbindung an die Autobahn. Um jedoch weiterhin hoch-qualifizierte Mitarbeitende beispielsweise für den Hauptsitz in Hörstel, bei Osnabrück, zu gewinnen, setzt das familiengeführte Unternehmen auf eine moderne Arbeitskultur. Communardo beriet OKE und setzte in mehrjähriger Zusammenarbeit Lösungen für eine moderne, hybride Arbeitsweise um.
Arbeitgeber-Attraktivität für Zulieferer im ländlichen Raum Employee Experience ganzheitlich gedacht
OKE ist ein attraktiver Arbeitgeber und pflegt eine offene Unternehmenskultur, bei der die Bürotüren offenstehen und die Mitarbeitenden per Du sind. Außerdem gibt es bewusst keine Kantine, sondern ein Restaurant namens Schlemmerland und eigene Fitnessstudios. Dadurch lockt das Unternehmen Mitarbeitende an seine Standorte.
Damit sich dieser Mehrwert auch an den Arbeitsplätzen wiederfindet, entschloss sich OKE, weiter in die Employee Experience zu investieren und ein Intranet für alle Mitarbeitenden in den Produktionshallen und Büros zu etablieren. In dem Termin, der das Projekt startete, kamen weitere Themen und Potenziale auf. Nach umfassender Beratung und gedanklicher Sortierung entschied sich das Projektteam von OKE für einen ganzheitlichen Ansatz.
Meilensteine zum Modern Workplace
- Klare Definition der Ziele
- Identifikation von Mehrwerten von modernen Arbeitsplätzen
- Definition der Säulen von moderner, hybrider Arbeit (unter dem Projekt Groupware)
- Zusammenarbeit mit freiwilligen Key-Usern aus allen Standorten Deutschlands
- Ganzheitlich gedachte Informationskampagne
- Multimediale Schulungsformate
- Gemeinschaftsgefühl durch Informationen
- User Generated Content
- Entwicklung der IT-Strategie und zentraler Zielsetzungen
- Aufbau Projektportfolio- und Kapazitätsplanung
- Einführung von Jira und Confluence zur Stärkung der IT-Servicebereitstellung
- Interdisziplinäres Team sichert kontinuierlichen Ausbau (keine Projektstruktur)
- Kontinuierlicher Ausbau durch gleichbleibende Ressourcen
Strategische Planung für Digitalen Wandel
Formulierung des Zielbildes
Erfassen der bestehenden IT-Landkarte
Clusterung der Anwendungsfälle
Einführungsszenarien
Beschluss der zukünftigen IT-Landkarte – dem Toolkompass
Mitbestimmung durch Key-User
Eingesetzte Technologien
Einführung von Microsoft 365
Change-Management ermöglicht gute Adoption
Die Office-Anwendungen und vieles mehr in der Cloud wurden mit einem umfassenden Programm eingeführt. Mit der thematischen Klammer „Digital.Gemeinsam.Wachsen.“ verwies das Projektteam auf die Vision sowie die Vorteile auf die Microsoft Dienste, die nun bereits länger orts- und zeitunabhängig sowie parallel benutzt werden können.
Mithilfe dieses Programms konnte das Ziel erreicht werden: die Effizienz und die Produktivität zu steigern. Dies erreichte OKE insbesondere dadurch, dass sie viele praxisbezogene, digitale oder synchrone Informationsformate in Zusammenarbeit mit Communardo umsetzten:
Mit unserer Einführung und dem begleitenden Change Management haben wir sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden den Wechsel zu Microsoft 365 lernen und sicher mit den Anwendungen umgehen können.
IT-Abteilung als Vorreiter für Modern Work
Die IT-Abteilung hat sich auf die ändernde Arbeitsumgebung und damit auch den Kulturwandel eingestellt. Von Communardo ließen sie sich beraten, um ihre IT-Strategie und die Zielsetzung zu modernisieren. Um die Modern Work Projekte, die jeweils IT-Beteiligung innehaben, gut umsetzen zu können, konzentrierte sich die IT-Leitung darauf, das Projektportfolio aufzubauen. Dieses bezog die strategische Ausrichtung von Modern Work mit ein und machte Risiken transparent. Auf dieser Basis konnten die Kapazitäten im Team optimal geplant werden.
Um dies zu unterstützen, führen die IT-Abteilung mit Communardo Jira und Confluence von Atlassian ein. Jira ist bereits produktiv, Confluence befindet sich Stand Januar 2025 im Pilotbetrieb und wird bald die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung erleichtern und die IT-Fachkräfte unterstützen, Leistungen bereitzustellen.
Modern Work ist ein Marathon. In Communardo haben wir einen perfekten Partner gefunden, der die Lösungen optimal umgesetzt hat und uns nun langfristig berät.
Iterative Weiterentwicklung von Modern Work bei OKE
Vom Projekt zur organisatorischen Verankerung
Anknüpfend an die verschiedenen Projekte, welche die Unternehmensgruppe OKE für Modern Work vorangetrieben hatte, wechselte der kontinuierliche Ausbau in das operative Geschäft. Damit stellt OKE sicher, dass Ressourcen beständig sind und damit der Ausbau gesichert ist.
Unter dem Slogan „Digital.Gemeinsam.Wachsen“ arbeitet ein interdisziplinäres Kernteam und ein Steuerkreis (beinhaltet eine Geschäftsführerin) an Neuerungen, um die Digitalisierung weiter voranzutreiben, neue Funktionen in die Lösungen einzubringen und deren leichte Anwendung zu ermöglichen. Damit sind Abteilungsgrenzen überwunden und die Verantwortung für die digitale Transformation verteilt.
Das Kernteam besteht aus Mitgliedern aus IT, HR, einigen der Key User und anderen zentralen Positionen wie Head of Change and Processmanagement. Sie arbeiten anteilig an den Änderungswünschen aus dem Unternehmen oder solchen Verbesserungen, die sie selbst identifizieren. In iterativer Arbeitsweise planen sie die Umsetzung auf und stimmen diese mit dem Steuerungskreis ab. Innerhalb der Iterationen erarbeiten sie in kleinen Task Forces die Neuerungen.
Damit institutionalisiert OKE seine stete Verbesserung im Modern Work und stellt sicher, dass Kapazitäten der Fachexpert*innen und andere Ressourcen zur Verfügung stehen.
Die Modern Work Aktivitäten bei OKE bieten zahlreiche Vorteile. Mit der Einführung von Microsoft 365 und dem Intranet setzte OKE ein wichtiges Fundament, um kontinuierlich Neuerung für modernes Arbeiten einzubringen. Die IT-Abteilung reagierte darauf mit dem Projektportfolio und daraufhin optimiertes Ressourcenmanagement und Servicemanagement-Lösungen.
Produktivität
Durch Nutzung der Cloud-Dienste sind gemeinsames Arbeiten und Automatisierungen wie im Vertragsmanagement-System möglich
Transparenz
Intranet zeigt aktuelle Informationen an und Vertragsmanagement-System gibt nützliche Übersichten
Arbeitgeberattraktivität
Moderne Anwendungen, die remote Arbeit unterstützen, erhöhen die Flexibilität
Reaktionsfähigkeit
IT-Team ist durch Strategie und IT-Servicelösung gewappnet
Zukunftsfähigkeit
Kontinuierlicher Ausbau und Weiterentwicklung durch agiles, interdisziplinarisches Team
Über OKE
- Hersteller von Kunststoffteile, Spritzgusstechnik und Sondermaschinenbau
- Zu den Kunden gehören große Player in der Automobil-, Möbelbau- und Elektronik-Branche
- Gegründet 1961in Osnabrück – der heutige Hauptsitz Hörstel ist 30 Kilometer entfernt
- OKE ist weltweit mit 16 Tochtergesellschaften aktiv
- Die Unternehmensgruppe beschäftigt 2.000 Mitarbeitende
Bildnachweis
Das Copyright der Fotos 1 bis 5 liegt bei der OKE Group. Wir bedanken uns bei OKE für die freundliche Genehmigung.
Steigern Sie die Arbeitgeberattraktivität mit Modern Work
Wir beraten ganzheitlich zu digitalen Arbeitsplatzlösungen und sind Umsetzungspartner sowohl für Microsoft als auch Atlassian.
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Sabine KleinCustomer Success Managerin
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