Mehrsprachiges Intranet im globalen Pharmaunternehmen medac
Best Practice & Learnings von der Ablöse bis hin zu einem Social Intranet mit SharePoint Online
Pharmaunternehmen haben einen hohen Anteil hoch-qualifizierter Mitarbeitender, die gut informiert sein möchten. Gleichzeitig müssen auch viele gewerbliche Mitarbeitende auf dem Laufenden bleiben. Der Informationsfluss darf insbesondere in global aufgestellten Unternehmen nicht durch dezentrale Kommunikationslösungen oder ein veraltetes Intranet behindert werden.
medac, der Experte für Pharmazeutika in den Bereichen Rheumatologie, Urologie, Hämatologie und Onkologie, hat dies erkannt und seine Kommunikationsplattform mit Communardo relauncht, sodass sie an allen Standorten verfügbar und leicht nutzbar ist.
Wachsende Anforderungen an das Mitarbeiterportal von medac
Vor dem Relaunch beruhte die Interne Kommunikation von medac auf Insellösungen. Ein Intranet auf Basis von SharePoint on Premise existierte, so wie auch eine App – beides jedoch technisch unzureichend und nur in Deutschland verfügbar, was zu folgenden Problemen führte:
- Mangelnde Mehrsprachigkeit: Das alte System war nur in Deutsch verfügbar, was die internationale Belegschaft ausschloss
- Fehlende Funktionalitäten: Keine Möglichkeit zur Interaktion (kein Liken, Kommentieren, Teilen), kein modernes Dokumentenmanagement, fehlende Suchfunktionalität
- Unstrukturierte Inhalte: Die Plattform war unübersichtlich und schwer zu navigieren
- Silo-Denken: Viele Abteilungen hielten Informationen intern zurück, da keine offene, kollaborative Kultur etabliert war
- Geringe User Adoption: Mitarbeitende nutzten das System kaum und verließen sich auf Informationen von ihrer Führungskraft
Entwicklung eines skalierbaren Enterprise Intranets
Im Rahmen eines Projektes mit hoher Beteiligung der Mitarbeitenden schaffte das Projektteam aus Kommunikator*innen und IT unter Einbindung von Communardo ein modernes Cloud-Intranet auf Basis von SharePoint Online. Dabei bestimmte die Belegschaft den neuen, passenden und griffigen Namen „connect“. Durch den nutzerzentrierten Change-Management-Ansatz konnten die Projektverantwortlichen es erfolgreich einführen.
Key Steps zum Modern Intranet
Analyse & Konzeption
→ Umfassende Bedarfsanalyse mit internationalen Stakeholdern
→ Definition der wichtigsten Use Cases für verschiedene Nutzungsgruppen
→ Auswahl einer skalierbaren Intranet Software mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, Mehrsprachigkeit und SicherheitTechnische Implementierung
→ Integration von SharePoint Online als mehrsprachige Intranet-Lösung mit eindeutig zugeordneten Übersetzungen
→ Einbindung von Nutzenden aus mehreren Tenants der Tochtergesellschaften
→ Migration von Daten aus dem alten System von SharePoint 2013
→ Aufsetzen einer Information-Base (Produktübersicht)
→ Einbindung in Microsoft Teams mit Viva Connections
→ Einrichtung interaktiver Bereiche mit Viva EngageEinführung und Change Management
→ Aufbau einer globalen Community von Intranet-Redakteur*innen
→ Erstellen von Templates und Aufbau einer Bilddatenbank
→ Schulungen für interne Teams, um eine breite Akzeptanz zu fördern
→ Entwicklung einer aktiven Content-Strategie mit regelmäßigen News, internen Kampagnen & einer sozialen InteraktionsfunktionLaunch & Onboarding
→ Erfolgreiche Einführung eines sicheren (Authentifizierung) Intranets für Unternehmen mit mobiler Verfügbarkeit und Teams-Integration
→ Erarbeitung einer strategischen Inhaltsverteilung (z. B. standortspezifische News für lokale Teams)
→ Schaffung einer offenen Unternehmenskultur durch Bottom-up-Kommunikation und interaktive Inhalte
Mit unserem globalen Intranet haben wir bei medac einen Meilenstein für integrierte interne Kommunikation geschaffen.
Dieser Schritt wird die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb unserer globalen Gruppe nachhaltig verbessern.
Dank der Begleitung durch Communardo haben wir unsere übergreifenden Ziele für den Digital Workplace bei der Einführung immer im Blick behalten.
Eingesetzte Technologien für das Mitarbeiterportal
Nach über einem Jahr im Live-Betrieb sind die Mehrwerte bei medac deutlich:
Bessere Unternehmenskommunikation
Hohe Zugriffszahlen durch strukturierte, zentrale Plattform für interne News, HR-Themen und strategische Updates
Internationale Verbindung
Einbindung von Tenants der Tochtergesellschaften; Aktive Nutzung von Inhalten auf Deutsch, Englisch & Tschechisch (Option auf 11 Sprachen)
Optimierter Wissenstransfer
Zentrale Dokumentenbasis für Produktinformationen & Forschungsstudien
Höhere Mitarbeiterbindung & Engagement
Transparente Kommunikation und interaktive Elemente erhöhen Zufriedenheit
Dank unseres neuen Intranets gehen strategische Top-down-Kommunikation und Bottom-up-Beteiligung aus allen internationalen Standorten Hand in Hand – das nächste Level der Zusammenarbeit innerhalb der gesamten medac Gruppe!
Cloudbasiertes Intranet Optimale Kommunikation beim Pharmaunternehmen medac
Mit dem mehrsprachigen, interaktiven Intranet „connect“ hat das global agierende Pharmaunternehmen medac den Grundstein für transparente Kommunikation gelegt.
Zentraler Erfolgsfaktor war dabei, dass das Projektteam die Mitarbeitenden frühzeitig mit eingebunden hat. Eine globale Redaktion aus 30 Mitarbeitenden half, die Plattform von Anfang an aktiv zu gestalten. Der Wechsel von Top-down-Kommunikation zu einer interaktiven, kollaborativen Umgebung war entscheidend für die Akzeptanz. Das erklärt den hohen Nutzungswert: täglich greifen Dreiviertel der Belegschaft auf das Intranet zu.
Über medac:
- Das global agierende Pharmaunternehmen entwickelt pharmazeutische Produkte und Diagnostika sowie Therapien in den Bereichen Rheumatologie, Urologie, Hämatologie und Onkologie
- Das Unternehmen wurde 1970 in Wedel (Hauptstandort) gegründet und hat heute mit seinen Niederlassungen und Tochterunternehmen 14 Standorte in Europa sowie in Japan
- Der Pharma-Experte beschäftigt über 2.000 Mitarbeitende – davon den Großteil in Entwicklung und Herstellung der Pharmazeutika
Bildnachweis:
Das Copyright der Fotos 1 bis 4 liegt bei medac GmbH. Wir bedanken uns bei medac für die freundliche Genehmigung.
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