Datenmanagement bei Marquard & Bahls: sicher und effizient
Das Microsoft Compliance Portal als Türsteher und Assistent
Bei der Marquard & Bahls AG wurde in Zusammenarbeit mit Communardo eine technische Unterstützung in der Informationssicherheit und im Datenschutz im Microsoft Compliance Portal aufgesetzt. In diesem Portal sind die Automatismen zur Klassifizierung von Informationen, die technische Umsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien sowie Vorkehrungen gegen den Verlust von sensiblen Daten geregelt. Somit wird die Informationssicherheit und der Datenschutz in der Microsoft 365 Umgebung mit wenig Aufwand für die Nutzenden gewährleistet. Eine Power App von Microsoft vereinfacht das Datenhandling und bietet somit eine intuitive Lösung, mit der Informationssicherheit und Datenschutz gelebt werden kann.
Die Zusammenarbeit zwischen Marquard & Bahls und Communardo begann 2019, als der Investor Microsoft 365 einführte. Eine Fortsetzung folgte anschließend mit dem Aufbau eines neuen SharePoint-basierten Intranets. Nachdem die Welt von Microsoft 365 vollständig bei den Mitarbeitenden etabliert war, sollten weitere Vereinfachungen für die Nutzenden folgen. Mit Microsoft 365 hatte Marquard & Bahls bereits die besten Voraussetzungen, sodass die neue Lösung keiner zusätzlichen Lizenzen oder Applikationen bedurfte.
Durch die vorangegangene Zusammenarbeit mit Communardo haben wir schnell einen Partner gefunden, der uns dabei unterstützt hat, unsere Information Protection auf das nächste Level zu heben
Mit technischer Unterstützung organisatorischen Aufwand reduzieren Gleichzeitig Datenschutz und Informationssicherheit gewähren
Früher mussten die Mitarbeitenden von Marquard & Bahls Daten manuell klassifizieren und deren Löschfristen organisatorisch umsetzen. Das Management entschied sich, Prozesse zu automatisieren und damit die Effizienz zu erhöhen. Zusätzlich nutzt Marquard & Bahls die Möglichkeiten von Microsoft 365, wie das sichere Teilen oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, insbesondere mit Dritten. Mit den digitalen Aufbewahrungsrichtlinien erhalten die Nutzenden Hilfe, die digitale Arbeitsumgebung aktuell und aufgeräumt zu halten.
Nutzerfreundliches Datenhandling
Aufwändige manuelle Kontrollen, Terminerinnerungen und das Risiko unterschiedlicher Ausführungen von Richtlinien gehören für Marquard & Bahls der Vergangenheit an.
- Die Mitarbeitenden wurden deutlich entlastet, da am Ende des Lebenszyklus eines Dokuments ein automatischer Prozess startet.
- Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist werden der Person, die das betreffende Dokument zuletzt bearbeitet hat, in einer App angezeigt.
- Der Bearbeiter oder die Bearbeiterin kann mit einem Klick bestimmen, ob das Dokument gelöscht, die Aufbewahrungsfrist verlängert oder die Entscheidung an eine andere Person im Unternehmen delegiert werden soll.
Da die App in Microsoft Teams eingebunden ist, entfällt ein Wechsel der Anwendung sowie ein separater Login. Auch durch die niedrigschwellige Nutzung wird das System sehr gut angenommen. Ebenso fallen zeitraubende Klassifizierungen von Dokumenten weg, da diese automatisch anhand von sensiblen Inhalten (mit Sensitive Info Types) eingestuft werden. Manuelle Änderungen sind weiterhin möglich
Umsetzung durch Communardo:
- Automatisches Sensitivity Labelling von Nachrichten, Dokumenten und Teams.
- Regel-gesteuerte Klassifizierung für Dokumente nach automatischer Inhaltsprüfung.
- Retention Policies für E-Mails und Teams-Chats.
- Retention Labels und entsprechende Label Policies für Dokumente inklusive Event-basierter Labels.
- In Microsoft Teams integrierte Power App für die Prüfung von Retention-Fristen und auslösenden Events.
- Automatische Retention mit Keyword Query Language (KQL).
- Data Loss Prevention auf allen Endgeräten mit Adaptive Protection.
Mehrwert des Datenmangements Einführung bei den Nutzerinnen und Nutzern gab beste Voraussetzungen
Communardo unterstützte Marquard & Bahls, die Lösung in strikter Einhaltung der Sicherheitsstandards zu entwickeln. Dabei wurde Wert darauf gelegt, dass Nutzende intuitiv mit der Lösung arbeiten können. Die Mitarbeitenden wurden vor der Einführung durch eine Testphase eingebunden und gleichzeitig in der Anwendung geschult, womit gewährleistet ist, dass trotz hoher Usability, die Lösung zielgerichtet angewendet wird. Der Nutzen ist deutlich:
- Zeitersparnis – durch automatische Klassifikation und Datenaufbewahrungsfristen.
- Intuitiver Zugang – durch vereinfachte und technisch-unterstützte Handhabung.
- Individualität bleibt erhalten – Lösung ist passgenau und lässt manuelle Änderungen der Klassifikation und Aufbewahrungsfristen zu, wo diese notwendig sind.
Über die Marquard & Bahls AG:
Marquard & Bahls ist eine unabhängige Holding, deren Portfolio sowohl Mehrheitsbeteiligungen an operativen Gesellschaften als auch ein diversifiziertes Investment Portfolio umfasst. Das 1947 gegründete Unternehmen verfolgt die Vision, ein erfolgreicher ethischer Investor zu sein, der gesellschaftliche Entwicklung unterstützt und zu einer nachhaltigeren Zukunft beiträgt.
Bildnachweis
Das Copyright der Fotos 1 bis 3 liegt bei der Marquard & Bahls AG. Wir bedanken uns bei M&B für die freundliche Genehmigung.
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