Portfolio Management und Target Setting

Wie OKRs und andere Zielsysteme den Projekterfolg steuern

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, zahlreiche Projekte gleichzeitig zu planen und durchzuführen, während sie sich an strategischen Zielen orientieren müssen. Hier kommt Portfolio Management ins Spiel – eine Methode, die hilft, die richtigen Projekte auszuwählen, Ressourcen effizient zu nutzen und sicherzustellen, dass alle Initiativen auf übergeordnete Ziele einzahlen. In diesem Artikel betrachten wir, wie Zielesysteme wie OKRs (Objectives and Key Results) in das Portfolio Management integriert werden und wie Unternehmen durch diese Verbindung messbare Erfolge erzielen können.

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1. Zielesysteme im Unternehmen: Ein Überblick

Zielsysteme dienen als strategischer Kompass für Unternehmen, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten und Projekte auf die übergeordneten Unternehmensziele einzahlen. OKRs (Objectives and Key Results) sind eines der bekanntesten Systeme, das klare Ziele mit messbaren Ergebnissen verbindet.

OKRs: OKRs bestehen aus einem klar definierten Ziel (Objective) und den Schlüsselergebnissen (Key Results), die den Fortschritt zum Erreichen des Ziels messen. Sie fördern Transparenz und Fokus auf das Wesentliche
KPIs (Key Performance Indicators): KPIs sind spezifische Leistungskennzahlen, die den Erfolg bestimmter Geschäftsaktivitäten messen
SMART-Ziele: Diese Methode stellt sicher, dass Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sind

Jedes dieser Systeme hat das Ziel, strategische Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass Projekte mit diesen Zielen im Einklang stehen.

2. Wie OKRs das Portfolio Management steuern

Die Verknüpfung von OKRs und Portfolio Management ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Projekte nicht nur individuell erfolgreich sind, sondern auch zur langfristigen Unternehmensstrategie beitragen. Portfolio Management bietet den Rahmen, um Ressourcen auf die Projekte zu verteilen, die den höchsten Wert für das Unternehmen generieren.

Prozess der Integration

Ziele festlegen
Zunächst werden auf Unternehmens- und Abteilungsebene strategische OKRs definiert.
Priorisierung im Portfolio
Projekte, die in das Portfolio aufgenommen werden, müssen in direktem Zusammenhang mit diesen Zielen stehen. Jedes Projekt sollte klar aufzeigen, wie es zu den übergeordneten OKRs beiträgt.
Ressourcenallokation
Ressourcen – wie Budget, Zeit und Personal – werden auf Basis der Prioritäten und dem potenziellen Wert der Projekte zugeteilt. Projekte, die den größten Beitrag zu den OKRs leisten, erhalten Priorität.
Kontinuierliche Überprüfung
Das Portfolio muss regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Projekte auf Kurs sind und weiterhin den OKRs entsprechen. Tools wie Jira Align oder Advanced Roadmaps helfen dabei, diese Transparenz zu gewährleisten.

Ein effektives Portfolio Management muss strenge Kriterien anwenden, um sicherzustellen, dass nur Projekte mit echtem strategischen Mehrwert durchgeführt werden. Wichtige Kriterien sind:

Beitrag zu den OKRs

Wie stark trägt das Projekt zur Erreichung der gesetzten OKRs bei?

Ressourcenverfügbarkeit

Sind ausreichend Ressourcen vorhanden, um das Projekt erfolgreich umzusetzen, ohne andere wichtige Initiativen zu gefährden?

Risikoprofil

Welche Risiken sind mit dem Projekt verbunden, und wie realistisch ist die erfolgreiche Umsetzung?

Finanzieller Nutzen

Welchen messbaren finanziellen oder operativen Mehrwert bringt das Projekt für das Unternehmen?

Zeithorizont

Wie lange dauert es, bis das Projekt abgeschlossen ist und Ergebnisse liefert?

4. Technologische Unterstützung durch Atlassian Tools

Tools wie Jira Align und Advanced Roadmaps bieten die perfekte Plattform, um Zielsetzungen wie OKRs mit der Portfolio-Planung zu verknüpfen. Sie ermöglichen eine transparente Sicht auf die Fortschritte der Projekte und die Art und Weise, wie diese zur Erreichung der strategischen Ziele beitragen.

Sie möchten sich beraten lassen

Rainer Warmdt, Senior Consultant bei Communardo Software GmbH

Ein klarer Zielsetzungsprozess wie OKRs, gepaart mit einem durchdachten Portfolio Management, stellt sicher, dass Unternehmen ihre Projekte zielgerichtet und ressourcenschonend umsetzen. Durch die kontinuierliche Verknüpfung von strategischen Zielen mit der Projektlandschaft schaffen Unternehmen Transparenz und Effizienz – zwei entscheidende Erfolgsfaktoren in einer sich ständig wandelnden Geschäftsumgebung.

Rainer Warmdt, Senior Consultant, Communardo