Lebende Prozesswelten

Vom Erfassen der Dokumentation zur zielgerichteten Nutzung

Prozessdokumentation ist das Rückgrat jedes Unternehmens, das standardisierte, effiziente und nachvollziehbare Abläufe sicherstellen möchte. Aber was nützt die beste Dokumentation, wenn sie nur als statisches Papierwerk existiert? In der heutigen dynamischen Unternehmenswelt müssen Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern auch „zum Leben erweckt“ werden – sie müssen anpassungsfähig, zugänglich und für die jeweilige Zielgruppe nützlich sein.

Die Herausforderung besteht darin, dass Dokumentationen nach internationalen Standards, wie den ISO-Normen, oder weiteren spezifischen Richtlinien erstellt werden, und gleichzeitig für Teams und Mitarbeiter in der Praxis leicht zugänglich, verständlich und nutzbar gemacht werden. Wie schafft man diesen Balanceakt? Dieser Blogpost zeigt, wie Prozessdokumentationen lebendig werden und so einen echten Mehrwert bieten.

1. Die Bedeutung der Prozessdokumentation

Die Dokumentation von Prozessen ist nicht nur ein formeller Akt, sondern ein zentraler Bestandteil der operativen Effizienz. Eine gut erstellte Prozessdokumentation bietet klare Anweisungen, hilft dabei, Fehler zu vermeiden, und dient als Leitfaden für Schulungen und Compliance-Prüfungen. Gleichzeitig ist sie auch eine wichtige Grundlage für Zertifizierungen, wie z.B. ISO 9001, welche die Qualität von Abläufen sicherstellen.

Zentrale Funktionen der Prozessdokumentation:

Effizienzsteigerung: Standardisierte Prozesse führen zu einem reibungsloseren Arbeitsablauf und höherer Produktivität
Compliance-Sicherheit: Durch die Einhaltung von Normen und Richtlinien können Unternehmen sich rechtlich absichern und Audits erfolgreich bestehen
Wissensvermittlung: Sie dient als Schulungsgrundlage und unterstützt Mitarbeiter dabei, komplexe Abläufe besser zu verstehen

2. Prozessdokumentation nach ISO-Standards und weiteren Normen

Die ISO 9001-Norm und verwandte ISO-Richtlinien fordern eine strukturierte und systematische Erfassung von Prozessen, um Qualität, Konsistenz und kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen. Unternehmen, die nach diesen Normen zertifiziert sind, müssen eine nachvollziehbare Dokumentation vorweisen, die regelmäßig aktualisiert wird.

Weitere relevante Normen:

ISO 27001 für Informationssicherheits-Management
ISO 14001 für Umweltmanagement-Systeme
ISO 45001 für Arbeitsschutz-Management-Systeme

Neben ISO gibt es branchenspezifische Normen und interne Richtlinien, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Die Herausforderung ist hierbei, eine Dokumentation zu schaffen, die diese Normen erfüllt und gleichzeitig praktisch nutzbar bleibt.

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3. Vom Dokument zum lebenden Prozess: Wie Prozesse dynamisch genutzt werden

Der Weg von der reinen Dokumentation zum lebenden Prozess ist entscheidend, um das Wissen nicht nur zu erfassen, sondern auch in den Arbeitsalltag zu integrieren. Dafür müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozessdokumentation nicht nur irgendwo archiviert wird, sondern aktiv in den Arbeitsabläufen der Teams gelebt wird.

Schritte zur „Lebendigen“ Prozessdokumentation

Zielgruppengerechte Aufbereitung
Unterschiedliche Abteilungen und Teams haben unterschiedliche Anforderungen an die Prozessdokumentation. Während eine technische Abteilung detaillierte technische Anweisungen benötigt, bevorzugen Führungskräfte oft eine strategische Übersicht. Dokumentationen sollten daher in verschiedenen Formaten und Granularitäten angeboten werden.
Nutzerfreundlicher Zugriff
Dokumentationen müssen leicht zugänglich sein. Tools wie Confluence von Atlassian bieten hierfür eine zentrale Plattform, auf der Dokumentationen nicht nur gespeichert, sondern auch dynamisch aktualisiert und verlinkt werden können.
Feedbackschleifen und Aktualisierungen
Prozesse ändern sich ständig, daher sollte eine gute Dokumentation flexibel sein. Unternehmen sollten Feedbackmechanismen einrichten, mit denen Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge einreichen können, um die Dokumentation aktuell und relevant zu halten.

Mit Atlassian Confluence steht ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung, um Prozessdokumentation effizient zu erfassen, zu teilen und dynamisch zu verwalten. Teams können hier nicht nur Prozesse abbilden, sondern auch auf aktuelle Versionen zugreifen und die Dokumentation für zukünftige Projekte optimieren.

Hauptvorteile von Confluence für Prozessdokumentation:

Zentraler Zugriff

Alle Prozessdokumentationen an einem Ort, durchsuchbar und einfach zu verlinken.

Collaborative Editing

Teams können gemeinsam an der Dokumentation arbeiten und Feedback in Echtzeit einfließen lassen.

Versionierung

Frühere Versionen von Prozessen bleiben nachvollziehbar, während aktuelle Versionen jederzeit verfügbar sind.

5. Von der Theorie zur Praxis: Wie lebende Prozessdokumentationen echten Mehrwert bieten

Das Ziel jeder Prozessdokumentation sollte es sein, den Arbeitsalltag zu unterstützen und zu verbessern. Wenn die Dokumentation aktiv genutzt wird, können Teams effizienter arbeiten, Fehler reduzieren und sich kontinuierlich verbessern. Dies erfordert eine Kombination aus Struktur, Flexibilität und Nutzerzentrierung.

Vorteile lebender Prozessdokumentationen:

Schnellere Einarbeitung: Neue Mitarbeiter können sich dank klarer und zugänglicher Prozesse schneller einarbeiten
Bessere Zusammenarbeit: Da alle Mitarbeiter auf die gleiche Dokumentation zugreifen und diese dynamisch nutzen können, wird die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessert
Kontinuierliche Optimierung: Durch die Integration von Feedback und kontinuierlicher Aktualisierung bleibt die Dokumentation stets relevant und aktuell

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Rainer Warmdt, Senior Consultant bei Communardo Software GmbH

Prozessdokumentation sollte nicht nur eine statische Anforderung für Zertifizierungen sein, sondern ein dynamisches, lebendiges Werkzeug, das im Alltag aktiv genutzt wird. Mit den richtigen Tools und einer zielgerichteten Aufbereitung lässt sich sicherstellen, dass Prozessdokumentationen sowohl ISO- und Normen-konform als auch praxisorientiert sind. Unternehmen, die ihre Prozesswelten leben und kontinuierlich anpassen, schaffen eine Grundlage für Effizienz, Compliance und langfristigen Erfolg.

Rainer Warmdt, Business Line Manager, Work Management