Prozessautomatisierung
Effizienter, kostengünstiger und zuverlässiger: Prozessautomatisierung bringt viele Vorteile. Sie befreit Ihre Mitarbeitenden von eintönigen Routineaufgaben und schafft so mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen. Wenn Sie wissen möchten, was Prozessautomatisierung ist, was Workflows und KI damit zu tun haben, wie man Prozesse einfach automatisieren kann und wann eine Automatisierung sinnvoll ist, dann sind Sie hier richtig.
Was ist Prozessautomatisierung?
Unter Prozessautomatisierung versteht man im Allgemeinen die technologie-unterstützte Automatisierung von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, die Effizienz von Prozessen zu steigern, indem menschliche Eingriffe minimiert werden. Prozessdigitalisierung ist hingegen die Umwandlung analoger Informationen und Prozesse in digitale Formate. Dies ermöglicht eine effizientere Speicherung, Verarbeitung und Übertragung von Daten.
Die Digitalisierung von Informationen und Prozessen ist entsprechend oft der erste Schritt in Richtung einer intelligenten Prozessautomatisierung, da sie die Grundlage für die Implementierung automatisierter Systeme schafft.
Warum ist eine Automatisierung von Prozessen sinnvoll?
Eine Automatisierung ist immer dann sinnvoll, wenn es sich um wiederkehrende Aufgaben handelt, wie zum Beispiel das Erteilen von Genehmigungen oder das Versenden von Statusupdates. Durch die Automation werden Prozesse konsistent gestaltet und damit standardisiert. Dies reduziert Fehler und steigert die Produktivität.
Spürbar weniger Fehler
Automatisierte Prozesse haben eine geringere Fehlerquote
Spürbar bessere Qualität
Weniger Fehler erhöhen auch die Qualität der Produkte bzw. Dienstleistungen
Spürbar schneller Klarheit
Automatisierung ermöglicht ebenso eine schnellere und präzisere Datenerfassung, wodurch Unternehmen bessere Entscheidungen treffen können
Spürbar mehr Agilität
Je höher der Automatisierungsgrad, desto schneller können Unternehmen auf Veränderungen reagieren
Spürbar mehr Zeit und geringere Kosten
Weniger Fehler sparen Unternehmen teure Aufwände
Spürbar höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt sich mit repetitiven Aufgaben zu beschäftigen
Prozessautomatisierung in Unternehmen Welche Möglichkeiten gibt es?
Prozesse werden je nach Anwendungsfall und Einsatzbereich mit verschiedenen Technologien automatisiert.
Wir setzen insbesondere auf die folgenden vier Möglichkeiten:
- Ablauforientierte Automatisierung: Mithilfe von Software werden regelbasierte Prozessabläufe automatisiert
- Robotic Process Automation (RPA): Diese Methode nutzt „Software-Roboter“, um routinemäßige, regelbasierte Aufgaben wie Datenverarbeitung zu automatisieren
- Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML): Diese Technologien können komplexe Prozesse analysieren und optimieren, indem sie Muster in Daten erkennen und Vorhersagen treffen
- Prozessmining: Diese Methode analysiert Prozessdaten, um automatisierte Prozesse zu optimieren und die effizienteste Prozessvariante zu finden
Welche Prozesse können automatisiert werden?
Mithilfe von heutigen technischen Möglichkeiten wie künstlicher Intelligenz (KI) kann fast jeder Vorgang automatisiert werden, jedoch eignen sich besonders folgende Arbeitsabläufe dafür:
Repetitive und regelbasierte Aufgaben: Prozesse, die sich häufig wiederholen und klar definierte Regeln haben
Prozesse mit einer hohen Arbeitsintensität: Prozesse, die viel menschliche Arbeit erfordern, können durch Automatisierung effizienter und konsistent gestaltet werden
Prozesse mit schwankendem Durchlaufvolumen: Prozesse, die ein schlecht planbares Volumen an Arbeitsleistung erfordern
Klassische Beispiele für voll- oder teilautomatisierte Prozesse sind eine automatisierte Bestellabwicklung oder Kundenservice-Anfragen.
Prozessautomatisierung: Beispiele
Für die Automatisierung von Prozessabläufen - und seien es nur Teilschritte, die automatisiert werden - gibt es in jedem Bereich und für jede Branche ein Meer an guten Beispielen. Wir plaudern gerne aus dem Nähkästchen, wenn es darum geht, welche Prozesse wir bei Unternehmen bereits digitalisiert und automatisiert haben und - viel wichtiger - was es den Unternehmen gebracht hat:
Kundenzufriedenheit verbessert
Viele Unternehmen implementieren aktuell Chatbots, um Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten zu können. Dadurch konnten wie die Kundenzufriedenheit der Unternehmen signifikant steigern und die Support-Teams deutlich entlasten.
HR und Onboarding automatisiert
Automatisierte Systeme helfen insbesondere Personalabteilungen. Zum Beispiel bei der Verwaltung von Bewerbungen, der Planung von Vorstellungsgesprächen und dem Onboarding neuer Mitarbeiter*innen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt vor allem auf Unternehmens- und auf Bewerberseite für einen reibungslosen Ablauf.
Datenschutz und Informationssicherheit gewährt
Am liebsten befreien wir unsere Kunden von aufwändigen, manuellen Kontrollen, umständlichen Terminerinnerungen und dem Risiko, dass Mitarbeitende Richtlinien unterschiedlich umsetzen. Auch hierfür eignen sich automatisierte Prozesse hervorragend. Dann werden Bearbeiter*in automatisch erinnert, können mit einem Klick bestimmen, ob bspw. ein Dokument gelöscht, die Aufbewahrungsfrist verlängert oder die Entscheidung an eine andere Person im Unternehmen delegiert werden soll.
Wer noch mehr Verbesserungen kennenlernen möchte, dem empfehlen wir unsere frei zugänglichen Referenzstories
Wann lohnt sich die Automatisierung von Prozessen?
In vielen Branchen haben Unternehmen, die ihre Prozesse bereits automatisiert haben, einen klaren Effizienzvorsprung. Sie können schneller produzieren, Fehler reduzieren und dadurch ihre Kostenstruktur optimieren. Wenn Wettbewerber ähnliche Prozesse bereits automatisiert haben, entsteht für das eigene Unternehmen ein erheblicher Druck nachzuziehen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Ohne Automatisierung läuft man Gefahr, hinter die Konkurrenz zurückzufallen, was nicht nur zu höheren Produktionskosten, sondern auch zu einer längeren Reaktionszeit auf Marktanforderungen führt. Dies könnte langfristig zu Marktanteilsverlusten führen.
Daher lohnt sich die Automatisierung nicht nur, um interne Prozesse zu verbessern, sondern auch, um den Anschluss an den Wettbewerb nicht zu verlieren und weiterhin erfolgreich im Markt agieren zu können.
Prozessautomatisierung in wenigen Schritten umsetzen
Eine Prozessautomatisierung geschieht in mehreren Teilschritten. Für eine strukturierte Prozessautomatisierung empfehlen wir daher folgendes Vorgehen:
Prozessautomatisierung umsetzen mit der passenden Software
Die erfolgreiche Umsetzung von Prozessautomatisierung beginnt mit der Auswahl der richtigen Software und Tools. Damit lassen sich Prozesse nicht nur schneller und kostengünstiger gestalten, sondern auch flexibel an veränderte Anforderungen anpassen.
Mit der Microsoft Power Platform bietet Microsoft eine leistungsstarke Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse nahtlos zu automatisieren, benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen und die Datensicherheit zu gewährleisten – alles innerhalb einer integrierten Umgebung, die einfach zu bedienen und flexibel skalierbar ist.
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